18/08/2026
PDF-Kontoauszüge abtippen? Im Jahr 2026?
Ich kam aus dem Urlaub zurück und sah einen Kollegen, der seelenruhig einen vom Mandanten als PDF bereitgestellten Kontoauszug in die Finanzbuchhaltung eintippte.
Und ja: Natürlich gibt es Gründe, warum Kontoauszüge manchmal nicht als CSV, MT940 oder über eine direkte Bankanbindung kommen. Darauf möchte ich an dieser Stelle gar nicht eingehen. 😉
Aber ganz ehrlich: Mit dem heutigen Stand der Technik kann es doch nicht unser Anspruch sein, PDF-Kontoauszüge manuell abzutippen.
Unsere Auszubildenden bekommen solche Fälle am Anfang bewusst zu sehen, damit sie verstehen, wie eine Buchungsmaske funktioniert und wie Buchungslogik entsteht. Das ist wichtig. Aber genauso wichtig ist, dass wir sie früh in die Richtung ausbilden, Vereinfachungen zu suchen, digitale Möglichkeiten zu nutzen und nicht unnötig Zeit mit Tätigkeiten zu verbringen, die Technik heute unterstützen kann.
Also habe ich mir gesagt: So, Urlaub vorbei. Jetzt probieren wir das aus.
Ich habe mir eine Lizenz für DATEV Copilot freigeschaltet – und siehe da: Aus den PDF-Kontoauszügen konnten wir zunächst DATEV-fähige Exceldateien erstellen.
Der nächste Schritt ist nun das Einlesen in die Finanzbuchhaltung. Und ja, ich werde zum weiteren Spielen sicher wiederkommen, sobald meine anderen Facharbeiten, das WP-Examen, der Kanzleialltag, Familie, Schule, der nächste Extremmarsch und irgendwo auch noch ich selbst es zulassen. 😄
Ist das ein riesiger Digitalisierungssprung? Vielleicht nicht.
Aber genau solche „Kleinigkeiten“ fressen im Alltag unglaublich viel Zeit. Zeit, die uns dann für das fehlt, wofür unsere Mandantinnen und Mandanten uns wirklich brauchen: fachliche Beratung, unternehmerisches Mitdenken und persönliche Begleitung.
Ich bin keine IT-Spezialistin, die sich selbstdenkende KI-Assistenten programmiert. Mein Tag hat auch nur 24 Stunden. Aber gerade deshalb interessiert mich sehr:
Wie implementieren andere Kanzleien solche KI- und Automatisierungslösungen, wenn sie keinen hauseigenen KI- oder IT-Spezialisten im Team haben?
Wann lernen Teams, gute Prompts zu schreiben?
Wie übt man, die richtigen Fragen zu stellen?
Wer testet neue Anwendungsfälle?
Und wie bringt man solche kleinen Lösungen dauerhaft in den Kanzleialltag?
Für uns bei Cintinus ist klar: Digitalisierung bedeutet nicht, Menschen zu ersetzen. Sie bedeutet, Menschen von unnötiger Routine zu entlasten, damit mehr Raum für Qualität, Beratung und echte Zusammenarbeit entsteht.
Und manchmal beginnt genau das mit einem PDF-Kontoauszug, der eben nicht mehr abgetippt wird.
