07/08/2026
BẢNG KÊ 02/TNDN — DÙNG ĐÚNG THÌ RẤT YÊN TÂM
Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn là một công cụ hợp pháp và hữu ích. Pháp luật thuế cho phép doanh nghiệp ghi nhận chi phí trong những trường hợp người bán không phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn. Vấn đề chỉ nằm ở chỗ nhiều bạn kế toán hiểu bảng kê là chứng từ duy nhất, trong khi bản chất nó là một phần của bộ hồ sơ.
Theo Thông tư 20/2026/TT-BTC (hiệu lực 12/3/2026, hướng dẫn Luật Thuế TNDN 67/2025 và Nghị định 320/2025), hồ sơ của khoản chi gồm chứng từ chi trả cho người bán và bảng kê theo Mẫu 02/TNDN, do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm. Bên cạnh đó, doanh nghiệp vẫn thuyết minh bốn nội dung: người bán thuộc đúng trường hợp được lập bảng kê, giao dịch có thật, giá mua hợp lý, và thanh toán đúng điều kiện. Nắm được bốn nội dung này, công việc trở nên khá rõ ràng.
1. Xác định đúng trường hợp trước khi mua
Việc người bán chưa có hóa đơn và việc họ thuộc diện được lập bảng kê là hai nội dung tách biệt. Bảng kê áp dụng cho người trực tiếp sản xuất, đánh bắt bán nông – lâm – thủy sản; người trực tiếp làm sản phẩm thủ công từ nguyên liệu thuộc danh mục quy định; người trực tiếp thu nhặt phế liệu; hộ gia đình, cá nhân bán đồ dùng, tài sản của chính mình; và hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT.
Vì vậy, bạn nên xác định nhóm đối tượng ngay từ khâu tìm nhà cung cấp, trước khi giao dịch phát sinh. Cách làm này giúp bạn chủ động, thay vì phải xử lý lùi khi chứng từ đã hoàn tất.
2. Ghi nhận thông tin người bán ngay tại thời điểm mua
Đây là bước đơn giản nhưng mang lại giá trị lâu dài. Bạn lưu bản chụp giấy tờ nhận diện, họ tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế nếu có, số tài khoản ngân hàng, thông tin nơi sản xuất hoặc địa điểm kinh doanh, kèm kết quả tra cứu tình trạng đăng ký thuế tại ngày mua hàng. Thông tin trên hợp đồng, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán và bảng kê thống nhất với nhau.
Sau một thời gian, bộ dữ liệu này trở thành tài sản của phòng kế toán: bạn tra lại rất nhanh, giải trình rất gọn.
3. Theo dõi ngưỡng doanh thu của người bán
Với hộ, cá nhân kinh doanh được lập bảng kê vì doanh thu dưới ngưỡng, tình trạng của họ có thể thay đổi trong năm. Một hộ đầu năm chưa thuộc diện lập hóa đơn, đến giữa năm vượt ngưỡng thì phát sinh nghĩa vụ hóa đơn từ thời điểm đó.
Bạn có thể xử lý bằng cách "đề nghị" người bán xác nhận bằng văn bản về doanh thu lũy kế, doanh thu dự kiến cả năm, tình trạng sử dụng hóa đơn, và cam kết thông báo khi vượt ngưỡng để chuyển sang cung cấp hóa đơn. Bản xác nhận không thay thế hóa đơn, cũng không tự làm khoản chi được chấp nhận. Giá trị của nó là chứng minh doanh nghiệp đã kiểm tra thông tin trong phạm vi khả năng của mình tại thời điểm giao dịch.
Với những nhà cung cấp giao dịch thường xuyên hoặc giá trị lớn, bạn nên lập danh sách theo dõi và rà lại theo tháng hoặc quý. Khi thấy dấu hiệu vượt ngưỡng, hai bên trao đổi sớm để chuyển sang phương thức hóa đơn.
4. Chứng minh giao dịch có thật và giá mua hợp lý
Hồ sơ nên có thêm hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, biên bản nghiệm thu với dịch vụ, chứng từ vận chuyển hoặc cân hàng, và tài liệu cho thấy hàng hóa đã đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Với nông – lâm – thủy sản và hàng thủ công, bạn bổ sung xác nhận nguồn gốc và xác nhận người bán là người trực tiếp sản xuất, đánh bắt hoặc thu nhặt.
Về giá, bạn lưu báo giá của nhà cung cấp khác, mặt bằng giá thị trường tại thời điểm mua, bảng so sánh giá và phê duyệt của người có thẩm quyền. Bộ tài liệu này phát huy tác dụng rõ nhất khi giá mua chênh lệch so với thị trường, hoặc khi người bán có quan hệ với người quản lý, người lao động trong doanh nghiệp.
5. Thanh toán và thời điểm lập bảng kê
Trường hợp tổng giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong một ngày của từng hộ, cá nhân từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp thanh toán không dùng tiền mặt. Bạn chuyển đúng tài khoản của người bán, ghi rõ nội dung thanh toán và đối chiếu số tiền với hợp đồng, biên bản giao nhận.
Về bảng kê, Mẫu 02/TNDN được lập theo thứ tự thời gian mua và tổng hợp hàng tháng, ghi đủ thông tin bên mua, thông tin người bán, loại hàng hóa dịch vụ, số lượng, đơn giá, giá trị, ngày mua, ngày thanh toán và căn cứ xác định người bán thuộc trường hợp được lập bảng kê. Doanh nghiệp có nhiều trạm thu mua thì từng trạm lập bảng kê riêng, sau đó tổng hợp chung.
Lập theo tháng giúp bạn nhẹ nhàng hơn nhiều so với dồn đến cuối năm, vì thông tin người bán và thời điểm giao nhận còn đầy đủ.
6. Một vài gợi ý khi áp dụng
Với giao dịch nhỏ, không thường xuyên, nguồn gốc rõ ràng và người bán đúng nhóm đối tượng, bảng kê là lựa chọn phù hợp và thuận tiện.
Với giao dịch giá trị lớn, kéo dài nhiều tháng, hoặc người bán có doanh thu gần ngưỡng, bạn cân nhắc phương án yêu cầu hóa đơn. Nếu tình huống chưa rõ, doanh nghiệp có thể gửi văn bản hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp để có căn cứ bằng văn bản trước khi hạch toán.
Cuối cùng, mỗi người bán nên có một bộ hồ sơ hoàn chỉnh, gồm thông tin nhận diện, kết quả tra cứu tình trạng thuế, xác nhận doanh thu, hợp đồng, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán, bằng chứng về giá, bảng kê Mẫu 02/TNDN và tài liệu chứng minh hàng hóa phục vụ hoạt động kinh doanh. Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định doanh nghiệp lưu giữ và cung cấp hồ sơ này khi thanh tra, kiểm tra, kiểm toán.
Bảng kê ghi nhận giao dịch. Bộ hồ sơ giải thích giao dịch. Làm tốt cả hai, bạn hoàn toàn chủ động.
(Nguồn: Mr Wick Kiểm toán)
