01/06/2024
CÁCH KIỂM TRA, ĐỐI CHIẾU VÀ XỬ LÝ CÁC TÌNH HUỐNG KHI HOÀN THIỆN BCTC
I. Nội dung kiểm tra:
- Kiểm tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (Sổ cái).
- Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản: Hóa đơn đầu ra, đầu vào và sổ kế toán.
- Kiểm tra định khoản và đối chiếu công nợ phải thu, phải trả.
- Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào, đầu ra với bảng kê khai thuế.
- Đầu vào và đầu ra có cân đối hay không.
- Kiểm tra bảng lương ký có đầy đủ, số liệu trên Sổ cái 334 và Bảng lương có khớp hay chưa, đối với nhân viên phải có hồ sơ đầy đủ.
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn, chứng từ.
II. Cách kiểm tra:
1. Kiểm tra việc chuyển số dư cuối kỳ trước sang đầu kỳ này của tất cả các tài khoản có số dư (Cả Sổ cái và Số chi tiết)
2. Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ kế toán và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
2.1. Tiền mặt
- Số dư Nợ đầu kỳ Sổ cái TK 1111 = Số dư Nợ đầu kỳ TK 1111 trên Bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ quỹ tiền mặt.
- Số phát sinh Nợ/Có Sổ cái TK 1111 = Số phát sinh Nợ/Có TK 1111 trên Bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ/Có Sổ quỹ tiền mặt.
- Số dư Nợ cuối kỳ Sổ cái TK 1111 = Số dư Nợ cuối kỳ TK 1111 trên Bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ quỹ tiền mặt.
* Tình huống có thể xảy ra: Chi nhiều hơn thu dẫn đến quỹ tiền mặt bị âm.
=> Cách xử lý tình huống trên:
+ Kiểm tra Giấy phép đăng ký kinh doanh, đối chiếu với TK 411 xem đã góp đủ vốn điều lệ hay chưa? Nếu chưa đủ thì lập Phiếu thu thu tiền góp vốn.
+ Lập Phiếu thu tiền mặt + Hợp đồng vay mượn với cá nhân, lãi suất 0%: Nợ TK 1111/Có TK 3388 hoặc vay cá nhân có trả lãi Nợ TK 1111/Có TK 311 nhưng lãi suất không vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay.
+ Làm lại Giấy phép đăng ký kinh doanh tăng vốn điều lệ (Cách này hơi phức tạp vì phải đi làm thủ tục xin đổi giấp phép): Nợ TK 1111/Có TK 411
+ Tất cả các khoản mua hàng hóa, chi phí,… đều treo trên Tài khoản 331, khi nào có tiền thì trả khách hàng (Đối với những khoản công nợ không cần thanh toán qua ngân hàng). Hoặc làm thủ tục thu hồi công nợ để bù chi:
Nợ TK 152, 153, 156, 627, 641, 642,…
Nợ TK 1331
Có TK 331
Khi có tiền thì trả khách hàng:
Nợ TK 331/Có TK 1111
2.2. Tiền gửi ngân hàng
Có bao nhiêu tài khoản ngân hàng thì lấy bấy nhiêu Sổ phụ về để đối chiếu kể cả các tài khoản không có phát sinh.
* Đối với tài khoản 112:
- Số dư Nợ đầu kỳ Sổ cái TK 112 = Số dư Nợ đầu kỳ TK 112 trên Bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ tiền gửi ngân hàng = Số dư đầu kỳ của Số phụ ngân hàng hoặc Sao kê.
- Số phát sinh Nợ/Có sổ cái TK 112 = Số phát sinh Nợ/Có TK 112 trên Bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ/Có Sổ tiền gửi ngân hàng hoặc Sao kê = Số phát sinh rút ra - Nộp vào trên Sổ phụ ngân hàng hoặc Sao kê.
- Số dư Nợ cuối kỳ sổ cái TK 112 = Số dư Nợ cuối kỳ TK 112 trên Bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ tiền gửi ngân hàng hoặc Sao kê = Số dư cuối kỳ ở Sổ phụ ngân hàng hoặc Sao kê.
- In đầy đủ Sổ cái và Sổ tiền gửi kiểm tra xem đã khớp nhau chưa? Sổ tiền gửi thì số dư cuối kỳ phát sinh xem có bị âm ở ngày nào không, nếu âm thì sắp xếp lại nghiệp vụ thu lên trước nghiệp vụ chi hạch toán sau, hoặc xem có hạch toán nhầm số liệu không.
* Đối với chứng từ ngân hàng: Tất cả các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu trở lên phải thanh toán qua ngân hàng.
- In sao kê đầy đủ 12 tháng kèm theo các chứng từ: Giấy báo Nợ, Giấy báo Có của ngân hàng.
- Mỗi tháng là một tập, kẹp lại theo từng tháng.
- Ủy nhiệm chi thì photo để kẹp cùng hóa đơn > 20.000.000 đồng hoặc chuyển khoản.
- Kiểm tra Sổ 112 với Số phụ ngân hàng, số dư hàng tháng và số dư cuối năm khớp với số dư hàng tháng và cuối năm trên sổ phụ ngân hàng hay không?
- Phải có đầy đủ sổ phụ theo từng tháng gồm có: Sổ phụ, Giấy báo (Nợ, Có), chứng từ đi kèm (Giấy nộp tiền, Ủy nhiệm chi, Lệnh chi,…). Có sao kê hàng tháng và năm.
- Vừa phải có sổ phụ File cứng và File mềm kết xuất từ Internet Banking. Công ty nào chưa đăng ký thì nên đăng ký để kiểm tra cho dễ. Như vậy, kế toán cũng dễ làm việc, và sau này cung cấp cho thuế, bên thuế chủ yếu làm việc trên File mềm trước, sau đó nghi vấn hoặc cần xác thực cái gì thì họ mới tìm bản gốc.
- Nếu thiếu chứng từ gì đó, thì cuối năm nên kiểm tra lại để in bổ sung cho đủ.
- Kiểm tra kỹ cách hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán và chuyển tiền, vì trên Sao kê ngân hàng đôi khi ghi không rõ ràng, kế toán thường hạch toán sai, đáng nhẽ nên ghi Nợ thì lại ghi Có và ngược lại.
* Các trường hợp chuyển khoản giữa Bên mua và Bên bán như sau:
- Bên mua nộp thẳng tiền vào tài khoản Bên bán = Giấy nộp tiền => Không hợp lệ.
- Bên mua dùng Ủy nhiệm chi thanh toán vào Tài khoản của Giám đốc hoặc cá nhân Công ty Bên bán => Không hợp lệ.
- Bên mua dùng Tài khoản của Giám đốc thanh toán sang tài khoản của Giám đốc hoặc cá nhân Bên bán => Không hợp lệ.
- Bên mua dùng Ủy nhiệm chi thanh toán từ Tài khoản của Công ty Bên mua sang Tài khoản của Công ty Bên bán => Hơp lệ.
2.3. Công nợ phải thu, phải trả
* Đối với TK 131 - Phải thu khách hàng:
- Số dư Nợ khi khách hàng mua tiền nhưng chưa thanh toán: Dư Nợ 131 = MS 131 trên BCĐKT thuộc khoản phải thu.
- Số dư Có khi khách hàng ứng trước tiền hàng cho Doanh nghiệp nhưng chưa lấy hàng nên để treo:Bên Có 131 = MS 313 trên BCĐKT thuộc khoản phải trả.
* Đối với TK 331 - Phải trả người bán:
- Số dư Nợ khi Doanh nghiệp ứng trước tiền mua hàng cho người bán:Dư Nợ 331 = MS 132 trên BCĐKT trả trước cho người bán thuộc khoản phải thu.
- Số dư Có khi Doanh nghiệp mua hàng công nợ:Dư Có 331 = MS 312 trên BCĐKT thuộc khoản phải trả.
* Nếu một đối tượng khách hàng vừa là người mua hàng vừa là người bán hàng cho Doanh nghiệp mình, thì phải làm các thủ tục sau:
- Bảng đối chiếu công nợ.
- Biên bản thỏa thuận về việc bù trừ công nợ giữa 2 bên.
- Hạch toán: Nợ TK 331/Có TK 131
- Cuối mỗi Quý hoặc Năm phải lập biên bản đối chiếu công nợ phải thu/phải trả với khách hàng/nhà cung cấp; Biên bản phải có chữ ký của người có thẩm quyền và có dấu của Công ty.
* Nếu trên bảng tổng hợp công nợ TK 131 và TK 331: Vừa có số dư bên Nợ + Số dư bên Có mà khi nhìn lên Bảng cân đối phát sinh lại chỉ có Số dư một bên thì chứng tỏ kế toán đã không hiểu tính chất lưỡng tính của hai Tài khoản này nên mới để khấu trừ nhau.
* Khi thanh tra thuế tại Doanh nghiệp thường cán bộ thuế hay chú ý Bên Có TK 131 và Bên Có TK 331:
- Bên Có TK 131 phải xem tại sao chưa xuất hóa đơn. Ví dụ: Nếu là Công ty xây dựng đã nghiệm thu giai đoạn và khách đã thanh toán nhưng Doanh nghiệp vẫn chưa xuất hóa đơn, sẽ bị truy hồi tố lại thời điểm nghiệm thu để tính doanh thu và thuế GTGT; Nếu là công trình tư nhân thì có thể nhờ họ ký lại biên bản nghiệm thu còn nếu là của công trình nhà nước thì vạn sự khó cứu vãn vì mỗi lần thanh toán giai đoạn đều có hồ sơ nghiệm thu và hồ sơ thanh toán qua kho bạc nên khó có thể có phương án xử lý tốt hơn được.
- Bên Có TK 331: Phương án thanh toán chuyển khoản để được khấu trừ thuế.
2.4. Tiền tạm ứng:Kiểm tra, đối chiếu để hoàn ứng nếu ứng mà chưa dùng hết.
2.5. Hàng tồn kho:
- Số dư đầu kỳ Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152, 155, 156 = Tồn đầu kỳ TK 152, 155, 156 ở Tổng hợp nhập xuất tồn.
- Số phát sinh Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152, 155, 156 = Nhập trong kỳ TK 152, 155, 156 ở Tổng hợp nhập xuất tồn.
- Số phát sinh Có Sổ cái, CĐPS TK 152, 155, 156 = Xuất trong kỳ TK 152, 155, 156 ở Tổng hợp nhập xuất tồn.
- Số dư cuối kỳ Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152, 155, 156 = Tồn cuối kỳ TK 152, 155, 156 ở Tổng hợp nhập xuất tồn.
- Kiểm tra các hóa đơn về hàng hóa, nguyên vật liệu đầu vào hóa đơn có lập đầy đủ phiếu nhập kho, số lượng, thành tiền của phiếu nhập kho có khớp với hóa đơn không.
- Kiểm tra có đầy đủ chữ ký giữa người giao người nhận hay không.
- Có lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng tháng hay không, có sổ thẻ kho chi tiết cho các hàng hóa không.
- Hàng hóa có xuất âm kho, có xuất nhầm hoặc xuất những mặt hàng không có trong kho không.
- Kiểm tra biên bản kiểm kê cuối kỳ.
2.6. Phân bổ các chi phí trả trước và khấu hao TSCĐ - TK 242, 214
- Kiểm tra xem TSCĐ đã được tính khấu hao chưa, các khoản chi phí đã được phân bổ chưa? Chi phí nào hợp lý và chi phí nào không hợp lý.
- Kiểm tra xem có lập Bảng phân bổ hàng tháng hay không.
- Số tiền phân bổ trên sổ sách có khớp với trên Bảng phân bổ hay không? Khớp số dư cuối kỳ TK 242, 214 trên Bảng cân đối số phát sinh với giá trị còn lại cần phân bổ của Bảng phân bổ 242, 214.
- Kiểm tra xem số năm phân bổ của công cụ dụng cụ có đúng với thời gian tối đa 36 tháng theo quy định về phân bổ giá trị công cụ dụng cụ, hay phân bổ thời gian dài hơn so với quy định.
- Đối với tài sản công cụ dụng cụ có thông qua Tài khoản 153 trung gian hay không? Hay đưa thẳng vào Tài khoản 242.
Lưu ý: Với công cụ dụng cụ nhập kho thì cuối kỳ Tài khoản 153 vẫn có số dư bình thường giống với hàng tồn kho Tài khoản 152, 156, 155.
2.7. Lương, BHXH, BHYT, BHTN, CPCĐ, thuế TNCN
Kiểm tra xem đã hạch toán đầy đủ lương và trích các khoản theo lương chưa? Đối chiếu với cơ quan bảo hiểm chưa?
* Đối với Tài khoản 334:
- Số dư Nợ đầu kỳ Sổ cái TK 334 = Số dư Nợ đầu kỳ TK 334 trên Bảng cân đối phát sinh.
- Tổng phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập nhận được ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + Tăng ca).
- Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán + Các khoản giảm trừ (Bảo hiểm) + Tạm ứng.
- Tổng số dư Có cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ ở Bảng cân đối phát sinh.
- Kiểm tra các bút toán hạch toán tiền lương có khớp với chứng từ không.
- Tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ.
- Có đăng ký Mã số thuế TNCN để cuối năm làm quyết toán hay không, lương thời vụ dưới 03 tháng mỗi lần chi trả có giữ lại 10% hay không.
- Các khoản phụ cấp có khớp với các khoản phụ cấp trên bảng lương hay không.
- Khi tăng lương có lập phụ lục hợp đồng và quyết định tăng lương hay không.
- Phải phân biệt các khoản nào được miễn Thuế TNCN khi quyết toán, khoản nào chịu Thuế TNCN: Tiền cơm không được vượt quá 730.000 đồng/tháng, áo quần lao động 1 năm không vượt quá 5.000.000 đồng/người,…
* Chứng từ lương, thưởng:
- Hợp đồng lao động + chứng minh thư photo.
- Bảng chấm công hàng tháng.
- Bảng lương hàng tháng.
- Phiếu chi thanh toán lương (Có chữ ký người nhận tiền), hoặc chứng từ ngân hàng nếu Doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
- Tất cả có đầy đủ chữ ký + Đăng ký Mã số thuế thu nhập cá nhân (Danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN).
- Hồ sơ của người lao động.
- Tờ khai: Quyết toán thuế TNCN cuối năm.
- Tờ khai Thuế TNCN tháng /quý.
- Các chứng từ nộp Thuế TNCN (Nếu có).
2.8. Các khoản vay mượn: Vay ngắn hạn và dài hạn (TK 311, 341):
- Tài khoản vay có số dư bên Có, nên kiểm tra cả Phát sinh và Số dư cuối kỳ.
- Phát sinh vay và trả nợ có phù hợp không.
- Những trường hợp vay cá nhân, cần làm hợp đồng, thủ tục trả lãi, hoặc tính lãi vào chi phí trong kỳ.
2.9. Các tài khoản không có Số dư và được phản ánh trên Báo cáo kết quả kinh doanh:
Các Tài khoản từ loại 5 đến loại 9: Không có số dư, Sổ cái và Bảng cân đối phát sinh phải = 0; Nếu > 0 là làm sai do chưa kết chuyển hết.
* Đối với TK 511/711:
- Kiểm tra số phát sinh xem các khoản doanh thu đã hạch toán đủ chưa. Phát sinh Có của TK 511, 711 phải bằng với các chỉ tiêu Hàng hóa dịch vụ bán ra trên Tờ khai 01/GTGT của 12 tháng.
- Những khoản thu nhập nào không phải xuất hóa đơn, không nằm trên Tờ khai 01/GTGT đã hạch toán đủ chưa.
- Thuế GTGT trực tiếp, thuế xuất khẩu hạch toán vào bên Nợ TK 511.
- Những khoản giảm trừ doanh thu đã hạch toán đủ chưa.
* TK 632 - Giá vốn hàng bán:
- Giá vốn hàng bán đã kết chuyển chưa.
- Trường hợp thành phẩm xuất bán đã tính giá thành và kết chuyển giá vốn chưa.
- Giá vốn của dịch vụ đã được tính đủ, tính đúng chưa? Những trường hợp chi phí dở dang còn chuyển kỳ sau đã đúng chưa.
- Những khoản giá vốn không được trừ cần được tập hợp để loại trừ khi tính Thuế TNDN như: Chứng từ không hợp lệ, không thanh toán qua ngân hàng,…
* TK 641, 642 - Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý:
- Hạch toán vào chi phí quản lý hay chi phí bán hàng.
- Những khoản chi phí không được trừ cần được tập hợp để loại trừ khi tính Thuế TNDN.
- Những chi phí bán hàng vượt mức khống chế 15%.
- Những hóa đơn trên 20 triệu không thanh toán qua ngân hàng.
- Hóa đơn, Chứng từ không hợp lệ.
* TK 811 - Chi phí khác:
- Chi phí khác có phù hợp với thu nhập khác không.
- Những chi phí nào hạch toán vào TK 811 cần loại trước khi xác định Thuế TNDN.
* TK 821 - Thuế TNDN hiện hành: Số phát sinh bên Nợ của TK 821 sẽ bằng Số thuế phải nộp trên tờ khai quyết toán Thuế TNDN (Chỉ tiêu E tờ khai 03/TNDN).
* TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh: Tài khoản 911 không có số dư. Nếu bạn đã làm đúng được những Tài khoản trên, thì Tài khoản 911 sẽ không còn sai sót. Nếu TK 911 có số dư thì cần xem lại đã có TK nào kết chuyển sai.
3. Kiểm tra việc lập và kê khai Báo cáo thuế VAT hàng tháng
* Đối với tài khoản 1331:
- Số dư Nợ đầu kỳ sổ cái TK 1331 = Số dư Nợ đầu kỳ TK 1331 trên Bảng cân đối phát sinh = Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang [22].
- Số phát sinh Nợ/Có Sổ cái TK 1331 = Số phát sinh Nợ/Có TK 1331 trên Bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh trên Tờ khai phụ lục PL (Bảng kê mua vào, bán ra).
- Đối chiếu hóa đơn gốc đầu vào với hóa đơn đã kê khai trên Phụ lục (Bảng kê mua vào, bán ra).
- Những tháng khai báo sai so với Sổ sách thì Số dư TK 1331 cuối tháng có thể lệch với Chỉ tiêu [43] của Tờ khai; Tại thời điểm này không căn cứ Tờ khai để kiểm tra đối chiếu mà căn cứ vào Tờ khai điều chỉnh để làm căn cứ đối chiếu Số dư, sang tháng phát hiện sai sót nhớ điểu chỉnh chênh lệch vào Chỉ tiêu [37] và [38] để điều chỉnh lại => Sẽ khớp lại tờ khai bình thường.
* Đối với tài khoản 3331:
- Kiểm tra các bút toán kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ hàng tháng có đúng theo quy luật chung như sau:
+ Nếu Đầu kỳ 1331 + Phát sinh 1331 > Phát sinh 33311 => Lấy phát sinh 33311
+ Nếu Đầu kỳ 1331 + Phát sinh 1331 < Phát sinh 33311 => Lấy đầu kỳ 1331 + Phát sinh 1331
=> Nguyên tắc là cái nào có giá trị thấp hơn thì lấy giá trị nhỏ.
* Về hóa đơn chứng từ: Kiểm tra xem các thông tin trên hóa đơn có chính xác như tên Công ty, địa chỉ, MST, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền,… trên hóa đơn có khớp với Tờ khai
=> Những hóa đơn bị sai phải lập điều chỉnh sai sót trước khi có quyết định thanh kiểm tra thuế về KHBS để điều chỉnh bổ sung một cách kịp thời, kèm theo biên bản giải trình sẵn tránh tình trạng sau này sai sót từ những năm trước đó tại thời điểm kiểm tra sẽ quên.
4. Kiểm tra lập Báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
5. Kiểm tra lập Báo cáo quyết toán thuế thu nhập cá nhân
6. Kiểm tra lập Báo cáo tài chính theo quy định
- Nhật ký chung: Rà soát lại các định khoản kế toán xem đã định khoản đối ứng (Nợ - Có) đúng chưa, kiểm tra xem số tiền kết chuyển vào cuối mỗi tháng đã đúng chưa, tổng phát sinh ở Nhật ký chung = Tổng phát sinh ở Bảng cân đối tài khoản.
- Bảng cân đối tài khoản:
Tổng số dư Nợ đầu kỳ = Tổng số dư Có đầu kỳ = Số dư cuối kỳ trước kết chuyển sang
Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh ở Nhật ký chung trong kỳ
Tổng số dư Nợ cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ
Nguyên tắc Tổng Phát Sinh Bên Nợ = Tổng Phát Sinh Bên Có.
- Bảng cân đối kế toán:
Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn. Tổng nguồn vốn trên bảng CĐKT = Tổng số dư cuối kỳ trên BCĐSPS - Phần Lợi luận lỗ trong kỳ.
Tổng tài sản trên bảng CĐKT = Tổng số dư cuối kỳ trên BCĐSPS - Khấu hao trong kỳ - Dư Có các khoản dự phòng.
7. Điều chỉnh các sai sót, chưa phù hợp với quy định của pháp luật
8. Thiết lập lại số sách kế toán, báo cáo thuế theo đúng quy định của các luật thuế.
9. Thực hiện điều chỉnh các Báo cáo thuế khi có sai lệch.
ST
