28/04/2026
Thanh tra BHXH 2026
Từ năm 2026, cơ quan BHXH sẽ soi toàn bộ vòng đời lao động — từ hợp đồng, bảng lương đến chứng từ giải quyết chế độ.
Muốn an toàn, doanh nghiệp cần chuẩn hồ sơ theo chuỗi 10 điểm logic “có lao động – có lương – có đóng – có chứng từ – có giải trình” sau đây :
1- Hồ sơ lao động: Gốc của mọi chứng từ:
• Gồm HĐLĐ, phụ lục, quyết định tiếp nhận, mô tả công việc, và hồ sơ cá nhân.
• Mục tiêu: chứng minh người này làm thật – chi phí thật – đóng thật.
2- Hồ sơ tham gia BHXH: Có người – phải có tờ khai
• Lưu đủ: tờ khai, báo tăng – giảm, điều chỉnh, phản hồi từ cơ quan BHXH.
• Khớp ngày làm, ngày báo tăng/giảm, tránh chậm 1 tháng bị truy thu.
3- Hồ sơ tiền lương: Căn cứ đóng và rủi ro truy thu
• Có thang bảng lương, quy chế lương thưởng, bảng lương, phụ cấp.
• Đảm bảo lương đóng BHXH phản ánh đúng thực trả — lệch quá là dấu hỏi ngay.
4- Hồ sơ chấm công: Mắt xích nhỏ, rủi ro lớn
• Lưu chấm công, nghỉ phép, làm thêm, ca kíp.
• Lương trả phải khớp công đi làm. Nếu báo giảm nhưng vẫn có công – sẽ bị hỏi ngay.
5- Hồ sơ kế toán tiền lương: Dòng tiền phải có dấu vết
• Gồm bảng lương, phiếu lương, chứng từ thanh toán, hạch toán và ủy nhiệm chi nộp BHXH.
• Sổ kế toán, bảng lương và dữ liệu BHXH phải đi nhau như hình với bóng.
6- Hồ sơ lao động không thuộc diện BHXH
• Gồm người thử việc, bán thời gian, lao động hưu, người nước ngoài được miễn.
• Phải có hồ sơ phân loại rõ ràng để tránh bị hiểu là trốn đóng.
7- Hồ sơ chế độ BHXH: Quyền lợi người lao động là bằng chứng
• Lưu giấy ra viện, hồ sơ thai sản, ốm đau, tai nạn, danh sách đề nghị hưởng.
• Kiểm tra khớp giữa hồ sơ nghỉ chế độ, bảng công và bảng lương.
8- Hồ sơ nghỉ việc: Cắt đứt sạch sẽ – không để rủi ro ở lại
• Có quyết định chấm dứt, bàn giao, thanh toán, báo giảm, xác nhận quá trình đóng.
• Hồ sơ nghỉ việc chuẩn là bộ giáp bảo vệ khi người lao động cũ khiếu nại.
9- Hồ sơ BHTN: Không tách rời BHXH
• Lưu hồ sơ tham gia, quyết định nghỉ việc, giấy hưởng trợ cấp thất nghiệp.
• Ngày nghỉ và ngày báo giảm phải trùng khớp 100%.
10- Hồ sơ đối chiếu & chứng từ nộp BHXH
• Lưu thông báo nợ, đối chiếu, chứng từ nộp, biên bản làm việc, kế hoạch khắc phục.
• Thiếu tiền đã .là rủi ro tuy nhiên việc thiếu hồ sơ giải trình còn nặng hơn.
Thanh tra BHXH 2026 không kiểm tra riêng phòng Nhân sự hay Kế toán, mà kiểm tra sự kết nối giữa hai bên. Muốn an toàn Doanh nghiệp hãy:
Hãy rà soát từng người – từng tháng – từng chứng từ, đảm bảo chứng minh, giải trình được !
St