26/12/2025
🎁 TẶNG QUÀ LỄ TẾT 2026: LÀM ĐÚNG 4 BƯỚC – CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ, VAT KHẤU TRỪ, HỒ SƠ “KHÓ BẮT LỖI”
Tết đến là mùa tặng quà khách hàng – đối tác – nhân viên. Nhưng nếu làm sai 1–2 chi tiết nhỏ, đến kỳ quyết toán rất dễ bị:
Loại chi phí TNDN
Không cho khấu trừ VAT đầu vào
Hoặc bị “soi” vì thiếu chứng từ/thiếu quy chế/thiếu danh sách bàn giao
Dưới đây là checklist thực chiến cho kế toán làm theo, gần như “cầm tay chỉ việc”.
1) Nguyên tắc số 1: Tặng quà vẫn phải lập hóa đơn (đừng nhầm “không thu tiền” là không cần)
Theo quy định về hóa đơn, khi xuất hàng cho/biếu/tặng, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn.
2) Xuất hóa đơn tặng quà: làm sao cho “đúng form” & dễ kê khai VAT
Bạn làm theo “3 gạch đầu dòng” này:
Thời điểm lập hóa đơn
Lập theo thời điểm phát sinh theo quy định về thời điểm lập hóa đơn của NĐ 123 (được sửa đổi bởi NĐ 70/2025).
Nội dung hóa đơn
Thể hiện đúng tên hàng, số lượng, đơn giá… (giá tính theo quy định nội bộ/giá bán tương đương).
Nếu dùng hóa đơn tổng: ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày…” và lưu bảng kê cùng hóa đơn.
Kê khai VAT đầu ra
Hàng tặng vẫn là hàng “ra”, nên vẫn có VAT đầu ra (nếu hàng chịu thuế).
Đồng thời, VAT đầu vào của hàng mua về để tặng vẫn được khấu trừ nếu đáp ứng điều kiện.
3) “Điểm chết” 2026: Từ 5 triệu/lần trở lên – muốn chi phí được trừ thì ưu tiên chuyển khoản
Từ 15/12/2025 (áp dụng cho kỳ tính thuế liên quan), điều kiện chi phí được trừ đã siết mạnh:
Khoản chi mua hàng hóa/dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 5.000.000đ trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Và nếu đã hạch toán chi phí nhưng sau đó lại thanh toán tiền mặt, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm chi phí ở kỳ phát sinh thanh toán tiền mặt.
THƯ VIỆN PHÁP LUẬT
Gợi ý thực tế để “khóa rủi ro”:
Chuyển khoản từ tài khoản công ty → nhà cung cấp
Nếu nhân viên mua hộ: phải có quy chế/ủy quyền, thanh toán bằng phương thức không tiền mặt, rồi công ty hoàn ứng theo đúng quy định.
4) Hạch toán tặng quà: mẫu định khoản “dễ dùng – dễ giải trình”
Tùy doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho hay hạch toán thẳng chi phí, bạn có thể dùng 1 trong 2 cách phổ biến sau:
Cách A (có nhập kho quà tặng)
Mua quà về nhập kho
Nợ 156/152/153… (giá chưa VAT)
Nợ 1331 (VAT đầu vào)
Có 112/331…
Xuất quà đi tặng
Nợ 641 (tặng khách hàng) hoặc 642 (tặng nội bộ/QLDN)
Có 156/152/153…
Ghi nhận VAT đầu ra của hàng biếu tặng (theo hóa đơn tặng quà)
Nợ 641/642 (hoặc tài khoản chi phí phù hợp)
Có 3331
Cách B (mua về tặng ngay – hạch toán thẳng)
Nợ 641/642 (giá chưa VAT)
Nợ 1331 (VAT đầu vào – nếu đủ điều kiện khấu trừ)
Có 112/331…
Đồng thời: Nợ 641/642 / Có 3331 (VAT đầu ra của hàng tặng)
Mẹo: Dù theo cách nào, hồ sơ phải “khớp” giữa mua vào – xuất tặng – hóa đơn tặng – danh sách bàn giao.
5) Bộ hồ sơ chứng từ tặng quà “hoàn hảo” để quyết toán khó bắt lỗi
Bạn cứ đóng thành 01 bộ, theo thứ tự này:
Chính sách/Quy chế tặng quà (nêu mục tiêu: tri ân, chăm sóc khách hàng, phúc lợi…)
Quyết định/Đề nghị tặng quà (ai đề xuất – ai duyệt – ngân sách)
Bảng kế hoạch chương trình (đối tượng, định mức, thời gian, địa điểm)
Hợp đồng/Đơn hàng/Báo giá + Hóa đơn mua vào
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đặc biệt từ 5 triệu/lần trở lên)
Phiếu nhập kho (nếu có) + Phiếu xuất kho
Hóa đơn xuất tặng quà (có thể là hóa đơn tổng) + Bảng kê/danh sách tặng
Biên bản bàn giao/ký nhận quà (hoặc xác nhận nhận quà của khách)
Hạch toán + sổ chi tiết (641/642, 3331, 1331…)
(Nếu tặng nhân viên) Danh sách nhân viên nhận + căn cứ chi phúc lợi (để giải trình mục đích chi)
✅ Kết lại
Tặng quà không khó, khó là làm đúng ngay từ đầu.
Chỉ cần bạn khóa 3 điểm: (1) có hóa đơn tặng, (2) thanh toán đúng (từ 5 triệu ưu tiên chuyển khoản), (3) bộ hồ sơ đủ – khớp nhau… thì chi phí rất “đẹp” khi quyết toán.
