22/12/2025
เจ้าของกิจการจ้างสำนักงานบัญชีมาทำอะไรครับ แล้วคิดว่าเค้าต้องทำอะไรให้บ้าง แล้วท่านในฐานะกรรมการมีหน้าที่อะไรบ้าง?
เจ้าของหรือผู้ประกอบการไม่จำเป็นต้องทำบัญชีเป็น แต่ต้องรู้ว่าอะไรบ้างที่จำเป็นต่อการจัดทำบัญชีและออกแบบหรือจัดเตรียมของเหล่านั้นให้เพียงพอครับ
เจ้าของกิจการหลาย ๆ คนเข้าใจว่าจ้างบัญชีมาแล้วเค้าต้องทำให้ทุกอย่าง ตัวท่านเองในฐานะกรรมการเพียงแค่โยนเอกสารให้เขาโดยไม่ต้องทำอะไร ถ้าท่านคิดเช่นนั้นคือท่านเข้าใจผิด หากท่านไหนทำอย่างนั้นผมบอกเลยว่าบัญชีคุณจะมั่วแน่นอนแต่ไม่ใช่มั่วเพราะคนทำบัญชีมั่ว (หรือบางครั้งก็อาจมีส่วน) แต่สาเหตุนึงที่มันมั่วเพราะท่านไม่ใส่ใจและไม่เข้าใจหน้าที่ของตัวเองตั้งแต่แรก
ตามพรบ.การบัญชี ปี 2543 ได้มีการกำหนดหน้าที่ของ “ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี” ซึ่งก็คือบริษัท หรือก็คือกรรมการนั่นแหละ และหน้าที่ของ “ผู้ทำบัญชี” ซึ่งอาจจะเป็นผู้ทำบัญชีภายในหรือในกรณีที่ผมว่านี้คือสำนักงานบัญชีที่ท่านจ้าง
“ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี” มีหน้าที่ “ส่งมอบเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีให้แก่ผู้ทำบัญชีให้ถูกต้องครบถ้วน เพื่อให้บัญชีที่จัดทำขึ้นสามารถแสดงผลการดำเนินงาน ฐานะการเงิน หรือการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินที่เป็นอยู่ตามความเป็นจริงและตามมาตรฐานการบัญชี” ซึ่งการที่จะสามารถทำให้บันทึกบัญชีได้ตามที่กฎหมายกำหนดนั้นไม่ใช่เพียงแค่ส่งเอกสารไปเฉย ๆ ท่านต้องส่งข้อมูลอย่างอื่นเพิ่มด้วยไม่ว่าจะเป็น bank statement, รายงานประชุม, สัญญาต่าง ๆ หรือ report ต่าง ๆ ทั้งหมดที่จำเป็น รวมถึงชี้แจงที่มาที่ไปของแต่ละรายการให้ครบถ้วน
ผมยกตัวอย่างง่าย ๆ ว่าถ้าท่านส่งเอกสารไปอย่างเดียว แต่ไม่ส่ง bank statement แล้วจะให้บันทึกบัญชีอย่างไร หรือท่านส่ง bank statement ไป แต่ bank statement ไม่สัมพันธ์กับเอกสารเลยแล้วท่านอธิบายอย่างไรว่าเงินรับไปไหน หรือเอาเงินที่ไหนจ่าย เพราะทั้งหมดนี้ล้วน “จำเป็น” ต่อการบันทึกบัญชีทั้งสิ้น รายงานการประชุมและสัญญาต่าง ๆ ก็เช่นกัน ล้วนจำเป็นทั้งนั้น
และหากท่านไปลองอ่านกฎหมายดูดีๆ จะพบว่า หน้าที่ในการ “จัดทำงบการเงิน” และ “ยื่นงบการเงิน” และ “เก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี” ล้วนแล้วแต่เป็นหน้าที่ของ “ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี” ทั้งสิ้น
“ผู้ทำบัญชี” มีหน้าที่บันทึกตามเอกสารที่ได้รับ ท่านส่งเอกสารให้เขาเท่าไหร่ เขาก็บันทึกตามนั้น ผมให้โจทย์เล่น ๆ ให้ทุกคนตอบในใจ เจ้าของกิจการก็ตอบได้ ลองตอบตามดูนะครับ บัญชีนั้นมีหลักการคือบัญชีคู่ หากเกิดขึ้นจะต้องมีที่มาและที่ไป ลองพิจารณากันครับ
1. กรรมการบริษัทส่งเอกสารซื้อวัตถุดิบให้จำนวนมาก วัตถุดิบพวกนี้บันทึกเป็นต้นทุน แต่ใน statement ไม่มีเงินสดออกจากบัญชี บริษัทใช้เงินที่ไหนจ่าย
2. ใน statement มีแสดงเงินรับเข้าจำนวนมาก แต่ไม่มีใบเสร็จรับเงินเลย บริษัทได้รับเงินจากอะไร
3. กรรมการบริษัทส่งสัญญาเช่าบ้านให้นักบัญชี แต่ว่าไม่มีรายการเงินใน bank statement เลย แล้วบริษัทเอาเงินที่ไหนจ่าย จ่ายแล้วรึยัง หรือยังไม่จ่าย ได้หัก ณ ที่จ่ายมั้ย?
เคสพวกนี้ผมเจอบ่อย ๆ ครับ เพราะฉะนั้นท่านในฐานะ “ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี” “ต้อง” จัดเตรียมเอกสารพวกนี้ให้เรียบร้อยและชี้แจงที่มาที่ไปของรายการต่าง ๆ ให้ครบถ้วนครับ ไม่เช่นนั้น “ผู้ทำบัญชี” ก็ทำไม่ถูกหรอกครับ
แล้วปัญหาคือยังไงครับ บางบริษัทก็ส่งเอกสารมาให้วันที่ 15 พฤษภาคม และต้องทำให้เสร็จภายใน 31 พฤษภาคม โดยที่เอกสารก็เป็นอย่างที่ผมบอก แล้วท่านคิดว่าบัญชีบริษัทท่านจะเป็นอย่างไรครับ
ใครอยากอ่าน พรบ การบัญชี ก็ลองหาเสิชอ่านดูนะครับ หาไม่ยากครับ
#บัญชี #ภาษี #บัญชีธุรกิจ #บัญชีบริหาร #งบการเงิน