Biuro rachunkowe "Kesja"

20/04/2026

W dniu 21.04.2026
biuro będzie nieczynne.
Przepraszam
i zapraszamy w kolejnym dniu.

20/04/2026

Wymagający tym razem ten kwiecień.

🌧️ To był naprawdę wymagający dwudziesty w biurze.

📅 Termin niby zawsze ten sam, dwudziesty, ale w tym miesiącu KSeF też zrobił swoje, a w zasadzie wsparcie techniczne, którego udzielaliśmy, a które zegara nie rozciągało.

🤓 Wbrew temu co się mówiło w sieci o KSeF i biurach rachunkowych - roboty nie tylko nie ubyło, ale wręcz przybyło 🙃 Kto w biurze rachunkowym pracuje - temu tłumaczyć nie trzeba.

📢 To co powtarzałem od dawna, na co mówiłem że musimy się przygotować, otóż mamy faktury z KSeF, PDFy, a nawet wydrukowane faktury, które poza tym że wyglądają jak faktura POZA KSeF - są też w KSeF.

📦 Zatem poza księgowaniem w tym miesiącu, mieliśmy lekcję z sortowania, co już zaksięgowane, a co jeszcze do zaksięgowania.

Też zmagacie się z podobnymi wyzwaniami?
Finalnie jak zawsze - damy radę! 💪🏼
No ale co wzajemne pokrzepienie serc... to wzajemne ☺
Trzymajcie się tam Koleżanki i Koledzy z branży 💙

02/04/2026

Dnia
03.04.2026
Biuro Nieczynne

28/02/2026

Trochę humoru 😉

📓 Z pamiętniczka Zimowitki
Tydzień numer "nie-wiem-który-sezon-PIT"

🌤️ Śnieg zaczął topnieć - w końcu.
Bliżej wiosny, bliżej światła,
bliżej końca batalii z całym tym
kadrowo-pracowniczym początkowo-rocznym spaghetti.

Już miałam odsapnąć,
dać sobie TRZY minuty wolnego...
wnet zza rogu wyskoczył mi PIT-B,
i zaczął grozić jakimiś nowymi ziomkami,
znaczy rubryczkami:
Sprzedaż środka trwałego, koszty.
🏃‍♀️‍➡️ Uciekłam.

💥 KSeF miał nie działać.
Miał się zawieszać.
Miał być apokalipsą księgowości.
😳 No, a działa.
Całkiem, całkiem.

📥 Dokumenty spływają.
Klienci się uczą.
System żyje.
🤷‍♀️ Internet w szoku.

Hit tygodnia.
Złapcie się czegoś... wjeżdża on:
😎 Kazik
Kazik pobrał faktury z KSeF.
Dumny. Nowoczesny.
Normalnie cyfrowy wojownik 2026.
🟢 Zielony Power Rangers.

Dzwoni do mnie w środę:
– "Pani Zimowitko, ja już widzę swoje faktury w KSeF! Widzi je Pani też?"
– "Wspaniale, Kaziku."
- "A przekazałeś je w systemie Kochanieńki do księgowania?"
🎧 Cisza.
Kazik myślał, że skoro je widzi… to ja też widzę.
Otóż nie.
"Dopóki ich nie przekażesz, roboczo widzisz je tylko Ty."

To tak jakbyś wyjął faktury z koperty,
położył na biurku i był zdziwiony,
że księgowa ich nie "teleksięguje".

🍒 Wisienka na torcie?
Nowa KPiR.
Największy dramat w branży:
🇵🇱 Wpisywać „PL” przed NIP czy nie wpisywać?
Rozporządzenie mówi wprost: ma być.
A my dyskutujemy jakby od tego zależał los planety.
Zamkną kogoś za brak „PL”?
Raczej nie.

Chociaż…
Tydzień odpoczynku w celi od telefonów z pytaniem
„a czemu mi wyszedł podatek?”
…brzmi jak pakiet premium "vacation destination" 🏝️

W naszej branży nie chodzi o to, czy coś jest trudne.
Chodzi o to, że każdy myśli, że jest proste 😉.. dopóki się nie okaże, że ten PIT to jednak rozlicza się inaczej.

Wasza Zimowitka ❄️

17/12/2025

15/12/2025

Uprzejmie informujemy,
że w dniach 22-23.12.2025r
biuro będzie nieczynne
Przerwa techniczna 🎄

28/10/2025

31.10.2025
BR Kesja będzie nieczynne
!!!

15/10/2025

POLECAJKA!!!

/

14/10/2025

PART 9

📣 KAMPANIA KSeF – ODPRAWA NR 9
🧾 FAKTURY KORYGUJĄCE, a może poprawka faktury? 😉

❓Wystawiasz korektę „na minus”? A może ktoś pomylił stawkę VAT?

📌 Czy korekty muszą być wystawiane w KSeF?
✅ Tak – od momentu wejścia obowiązku faktury, także korekty – muszą być wysyłane do KSeF.

📌 Czy korekty są dostępne dla nabywcy automatycznie?
✅ Tak - tak jak zwykła faktura, trafiają do jego przestrzeni KSeF.
🔒 Pamiętaj - musisz mieć dostęp, o czym mówiliśmy w Odprawie 3.

📌 A co z notami korygującymi?
🟡 Noty korygujące nie są wystawiane w strukturze FA(3) i nie są fakturą – mogą być wystawione poza KSeF.
✅ Zatem istotne bardzo stanie się to kiedy wystawiamy fakturę korygującą (księgujemy), a kiedy o notę korygującą (zazwyczaj nie księgujemy, tylko podpinamy pod fakturę).

❌ Nie ma możliwości jakiejkolwiek POPRAWKI wysłanej faktury do KSeF - w grę wchodzi wyłącznie faktura korygująca lub nota korygująca!

⚠️ Notę korygującą wystawia z reguły nabywca, gdy:
- podano błędny adres nabywcy,
- podano błędny NIP nabywcy,
- podano błędny opis na fakturze, np. numeru pojazdu.

⚠️ Fakturę korygującą wystawia sprzedawca, w szczególności gdy:
- dotyczy udzielonego rabatu lub opustu,
- nastąpił zwrot towarów,
- podwyższono cenę towaru/usługi,
- stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce podatku VAT, ilości,

🦸 Szef KSeF mówi:
„Kiedyś korektę pisało się długopisem od ręki / na odwrocie faktury, a nawet podmieniało fakturę, wyrywając ją z rąk odbiorcy by nie trafiła do obiegu gospodarczego z błędem 😀 Teraz? Wysyłasz ją przez KSeF i modlisz się, żeby nabywca to zauważył!” 😄

14/10/2025

PART 8

📣 KAMPANIA KSeF – ODPRAWA NR 8
⚙️ Obieg dokumentów - model automatyczny – czyli Token/Certyfikat i "Bufor"

W poprzednim poście zapytałem Was o to, jak zamierzacie u siebie zorganizować współpracę z klientami w erze KSeF.

📊 Zdecydowana większość odpowiedzi to model nr 3 – czyli maksymalna automatyzacja, panel klienta i zaciąganie faktur z KSeF.

Zatem na czym to polega? 👇

🔹 Klient wystawia faktury w panelu klienta (zintegrowanym z KSeF)
🔹 Faktury są od razu przesyłane do KSeF
🔹 Biuro rachunkowe ma dostęp do panelu i/lub bufora, z którego może pobierać:
– faktury sprzedażowe (wystawiane w systemie),
– faktury zakupowe (zaciągnięte automatycznie z KSeF).

Dodatkowo:
📎 Klient może też wrzucić do panelu faktury spoza KSeF (np. od zagranicznych kontrahentów, polisy, bilety, paragony itd.)

✅ Zalety modelu:
✔️ Automatyzacja – minimalny udział człowieka w przesyłaniu danych
✔️ Porządek – jeden kanał komunikacji, jeden bufor
✔️ Kontrola – szybka reakcja na błędy lub brakujące dokumenty
✔️ Skalowalność – idealne rozwiązanie, jeśli Biuro obsługuje większą liczbę firm

❗ Wyzwania:
🔧 Trzeba wdrożyć system (np. panel klienta z integracją do KSeF)
🔐 Trzeba zarządzać tokenami i uprawnieniami
🧑‍🏫 Trzeba przeszkolić klienta (pokazać, jak to działa)

🔄 Kiedy ma sens ten model?
✔️ Masz klientów otwartych na nowoczesne rozwiązania
✔️ Chcesz ograniczyć wymianę mailową, chaotyczne PDF-y i poszukiwanie faktur po folderach
✔️ Zależy Ci na optymalizacji czasu pracy zespołu księgowego

🧙‍♂️ Szef KSeF wypowiada zaklęcie:
🪄 „Zaciągus Maksimus!”
🔹 Przywołuje wszystkie faktury z ostatniego miesiąca bez użycia pendrive’a, maila ani krzyku przez telefon: „gdzie są faktury za wrzesień?!”

💬 Czekam na Wasze doświadczenia – niech się dzieje magia automatyzacji!

14/10/2025

PART 7

📣 KAMPANIA KSeF – ODPRAWA NR 7
📥 ODBIÓR FAKTUR przez nabywców – czyli „gdzie jest moja faktura?”

🔄 ZMIANA PARADYGMATU

W erze KSeF nie wysyłasz już faktury do kontrahenta, poza pewnymi wyjątkami oczywiście.
Wprowadzasz ją do systemu, a nabywca „odbiera” ją w KSeF.
I teraz kluczowe pytanie: czy i jak ją zobaczy?

✅ Faktura uznana jest za otrzymaną, gdy nabywca ma dostęp do KSeF i faktura zostanie tam zarejestrowana – otrzymuje numer KSeF.

🧩 Tylko jeden problem:
Część nabywców, np. osoby fizyczne, klienci zagraniczni ❌ nie mają dostępu do środowiska KSeF.

📌 CO WTEDY? 2 możliwe scenariusze:

🔸 1. Nabywca JEST zarejestrowany w KSeF (np. inna firma)
✅ Faktura wpada do jego środowiska KSeF (Aplikacja Podatnika KSeF)
✅ Widzi ją po numerze KSeF
✅ Może pobrać XML lub wygenerować wizualizację PDF

🔸 2. Nabywca NIE jest w KSeF (brak dostępu lub osoba fizyczna)
✅ Wystawca ma obowiązek przekazać fakturę innym kanałem:
📩 PDF / 📄 wydruk / ✉️ e-mail

📌 Ale to musi być ta sama faktura, która trafiła do KSeF!
📌 Z reguły przekazuje się ją jako wizualizacja (czytelny wydruk)

📎 Kiedy wystawca musi przekazać fakturę nabywcy?
📌 W zasadzie od razu - tak jak dotychczas - z uwzględnieniem sytuacji awaryjnych o których pisaliśmy w Odprawie nr 6 :)

📲 Co powinna zawierać faktura przekazana poza KSeF?
✅ Czytelną formę (PDF lub druk)
✅ Numer KSeF (jeśli już nadany)
✅ Kod QR z linkiem do systemu i identyfikatorem faktury
✅ Jeśli wystawiona offline – 2 kody QR (OFFLINE + CERTYFIKAT)

🔒 Jeżeli to my jesteśmy nabywcą i przedsiębiorcą - musimy uzyskać dostęp do Aplikacji Podatnika KSeF - procedurę wyjaśnialiśmy w pierwszych Odprawach serii Kampanii KSeF

🧠 Wnioski:
🔸 KSeF nie wysyła faktur na maila – odbiorca sam „sięga” po dokument, no chyba że korzysta z oprogramowania, które będzie pobierać faktury z KSeF - o tym będziemy pisać w kolejnych Odprawach.
🔸 Jeśli nabywca nie ma dostępu (klient zagraniczny) – Ty musisz mu go zapewnić przekazując wizualizację (z numerem faktury w KSeF, kodem QR)
🔸 Faktura jest ważna i uznana za doręczoną nawet bez fizycznego „przesłania” np. na skrzynkę, jeśli została wystawiona z użyciem KSeF.

🦸 Szef KSeF mówi:
„To zasadniczy koniec ery gołębi pocztowych, zostały zastąpione profilem zaufanym - kto by pomyślał!” 😄

14/10/2025

PART 6

📣 KAMPANIA KSeF – ODPRAWA NR 6
🚦 TRYBY PRACY Z KSeF – czyli od „wszystko śmiga” do „Houston, mamy problem!”

Kiedy faktury mają obowiązkowo trafiać do KSeF, pojawia się jedno zasadnicze pytanie:
👉 „A co jeśli KSeF nie działa... albo nie działa u mnie?”

No to lecimy po kolei 👇

🟢 TRYB ONLINE – marzenie każdego systemowca
Kiedy wszystko działa, czysta magia KSeF:
🔹 Faktura trafia w czasie rzeczywistym do systemu
🔹 Otrzymuje numer KSeF
🔹 Jest uznana za wystawioną i otrzymaną
💡 Żadnych kombinacji. Działa? Wystawiasz i zapominasz.

🟡 TRYB OFFLINE24 – „u mnie nie działa”
Ten tryb włączasz zawsze, kiedy to po Twojej stronie coś nie działa:
🔌 brak internetu, 🔋 brak prądu, 🔧 padło oprogramowanie

✅ Możesz wystawić fakturę lokalnie, nawet jeśli KSeF działa
✅ Przekazujesz fakturę kontrahentowi (np. PDF, wydruk)
✅ Masz 1 dzień roboczy na przesłanie faktury do KSeF od daty wystawienia

🧾 Wizualizacja faktury musi zawierać:
- kod QR OFFLINE – z danymi faktury
- kod QR CERTYFIKAT – z podpisem z certyfikatu KSeF
🎯 Potrzebujesz wcześniej wygenerowanego certyfikatu KSeF

🟠 TRYB OFFLINE – planowe prace serwisowe MF
🔧 Ministerstwo Finansów ogłasza prace serwisowe / techniczne i system KSeF przestaje działać.

➡️ Możesz wtedy legalnie wystawiać faktury lokalnie (offline)
➡️ Masz 1 dzień roboczy od zakończenia niedostępności, by dosłać je do KSeF

📌 Faktura również musi mieć:
- 2 kody QR (OFFLINE + CERTYFIKAT)
- Odpowiednią strukturę FA(3)

🔴 TRYB AWARYJNY – totalna awaria KSeF ogłoszona przez MF
💥 W przypadku poważnej awarii systemu, MF ogłasza to w BIP i w interfejsach systemu.

Wtedy:
🔹 Wystawiasz faktury offline
🔹 Przekazujesz je kontrahentowi poza KSeF (np. PDF)
🔹 Masz aż 7 dni roboczych od zakończenia awarii, żeby przesłać je do systemu

📌 Podsumowanie trybów
Tryb / Kiedy? / Termin na przesłanie do KSeF / Kody QR
🟢 Online / wszystko działa / od razu / TAK (1 kod)
🟡 Offline24 / lokalne problemy (u Ciebie) / 1 dzień roboczy / TAK (2 kody)
🟠 Offline / prace MF (planowane) / 1 dzień roboczy po awarii / TAK (2 kody)
🔴 Awaryjny / poważna awaria KSeF ogłoszona przez MF / 7 dni roboczych / TAK (2 kody)

🟨 Warte uwagi podsumowanie:
✔️ Faktury wystawione offline zawsze muszą być zgodne ze strukturą FA(3).
✔️ Faktury muszą być ostatecznie przesłane do KSeF, inaczej grożą sankcje.
✔️ Kody QR są wymagane w każdym trybie offline.
🟡 Offline24 można używać nawet wtedy, gdy nie ma żadnej awarii systemu – to tryb na własne ryzyko 😎

🦸 Szef KSeF mówi:
„Nie ma rzeczy pewnych… Nawet Titanic miał być niezatapialny. A KSeF? No właśnie… 😎”