Workprofit

17/07/2026

Kończy się umowa leasingu operacyjnego i planujesz wykup samochodu?
Uwaga - to odrębna transakcja zakupu towaru, do której stosuje się ogólne zasady VAT.
To, ile odliczysz i jakie masz obowiązki, zależy od tego, jak będziesz auto wykorzystywał.

Trzy scenariusze - trzy sposoby rozliczenia

Auto do celów mieszanych (firmowo i prywatnie) - odliczasz 50% VAT z faktury wykupu. To najczęstsza sytuacja przy samochodach osobowych.

Auto wyłącznie do działalności opodatkowanej - odliczasz 100% VAT, ale musisz spełnić dodatkowe warunki: prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu i złożyć informację VAT-26.

Auto powyżej 3,5 tony - odliczasz 100% VAT, jeśli wykorzystujesz je do czynności opodatkowanych.

Kiedy odliczyć?

Prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym u leasingodawcy powstał obowiązek podatkowy - ale nie wcześniej niż w okresie, w którym otrzymałeś fakturę wykupu.
Jeśli przegapisz „podstawowy" termin, możesz odliczyć w jednej z trzech kolejnych deklaracji (lub dwóch przy rozliczeniu kwartalnym).
VAT-26 - obowiązkowa aktualizacja przy wykupie

Ten punkt bywa pomijany, a naraża na spore ryzyko. Wykup zwykle wiąże się ze zmianą numeru rejestracyjnego i daty nabycia.
Nawet jeśli sposób użytkowania się nie zmienia, musisz złożyć dwa VAT-26:

1. aktualizację wykreślającą pojazd używany dotychczas na podstawie leasingu,
2. nowe zgłoszenie tego samego pojazdu jako wykupionego.

Wykup z zamiarem przekazania na cele prywatne

Jeśli już w momencie wykupu wiesz, że auto od razu przekazujesz na cele osobiste - VAT-u nie odliczasz w ogóle (brak związku z czynnościami opodatkowanymi).
Dobra wiadomość - nie musisz też wykazywać podatku należnego od tego przekazania, bo brak prawa do odliczenia oznacza, że czynność nie podlega opodatkowaniu.

Krótko mówiąc - wykup samochodu z leasingu wymaga dwóch decyzji: ile odliczyć i czy zaktualizować VAT-26.
Zwłaszcza to drugie łatwo przeoczyć, a konsekwencje bywają dotkliwe.

Planujesz wykup i chcesz mieć pewność, że wszystko jest zrobione prawidłowo? Pomożemy.

16/07/2026

Od stycznia do maja skarg na umowy cywilnoprawne wpłynęło prawie dwa razy więcej niż rok wcześniej (wzrost o 94%).
PIP spodziewa się prawdziwej fali po 8 lipca.
Konsekwencja praktyczna: postępowania będą trwały długo.
Sama kontrola minimum dwa miesiące, całe postępowanie administracyjne - od kilku do kilkunastu miesięcy.
Nie z arbitralności, tylko z powodu proceduralnych bezpieczników chroniących firmy przed uznaniowością decyzji.

Wola pracownika nie zawsze rozstrzyga

Ważny sygnał od Głównego Inspektora Pracy: wola stron będzie brana pod uwagę tylko w wyjątkowych sytuacjach - gdy cechy stosunku pracy i umowy cywilnoprawnej występują w dokładnie takim samym natężeniu.
Jeśli cechy etatu wyraźnie dominują, inspektor skieruje polecenie przekształcenia nawet wbrew woli pracownika.

Kontrole obejmą też przeszłość

Nowość istotna dla pracodawców: decyzja inspektora działa na przyszłość. Ale jeśli kontrola potwierdzi, że ktoś przez lata pracował na umowie cywilnoprawnej w warunkach etatu, PIP obligatoryjnie skieruje sprawę do sądu pracy o ustalenie stosunku pracy za okres przeszły. Rok temu takich pozwów było 18, dwa lata temu 35.
Teraz może być kilkaset - inspekcja zatrudnia radców prawnych do tych spraw.

Kontrole zdalne to nie rewolucja

Uspokajająca informacja: kontrole zdalne to głównie prawne usankcjonowanie praktyki znanej już z pandemii - przesyłanie dokumentów mailem, dostęp do e-dokumentacji, akt osobowych, list płac. Nie musisz wdrażać nowych systemów.
Przesłuchania, mimo że ustawa dopuszcza formę online, inspektorzy mają robić tradycyjnie - w urzędzie.

Wymiana danych ZUS-KAS-PIP - już działa

System typowania do kontroli oparty na wymianie danych między urzędami ruszył. Zaawansowana analiza ryzyka i automatyczne typowanie firm to jeszcze kwestia miesięcy.

Krótko mówiąc - reforma nie oznacza natychmiastowej lawiny szybkich decyzji o przekształcaniu umów. Ale oznacza systematyczną pracę nad skargami, potencjalne pozwy za lata wsteczne i większą koordynację między ZUS, KAS a PIP.

Warto wykorzystać najbliższe miesiące na spokojny przegląd umów cywilnoprawnych i B2B - a nie czekać na pierwsze pytania. Pomożemy to zrobić.

15/07/2026

Wokół reformy PIP narosło wiele mitów. „Firmowy e-mail oznacza etat", „każdy kontraktor zostanie skontrolowany", „wystarczy zmienić umowę". Prawda jest bardziej złożona - i dobra wiadomość jest taka, że B2B pozostaje w pełni legalną formą współpracy. Problem pojawia się tam, gdzie forma B2B ukrywa rzeczywistość odpowiadającą stosunkowi pracy.

Ten poradnik pomoże Ci na spokojnie przejść przez najważniejsze pytania, które warto sobie zadać patrząc na własne umowy i codzienną praktykę współpracy z kontraktorami.

Zasada nadrzędna: liczy się całokształt, nie pojedynczy element

Zanim przejdziesz przez konkretne kwestie, zapamiętaj jedno: żaden pojedynczy element nie przesądza automatycznie o tym, że współpraca B2B jest „ukrytym etatem". Ani firmowy e-mail, ani stała miesięczna faktura, ani nawet zakaz konkurencji. Podobnie żadna klauzula w umowie nie ochroni Cię, jeśli codzienna praktyka wygląda inaczej. Liczy się całokształt relacji.

Sześć obszarów do sprawdzenia

Obszar 1 - kierownictwo i sposób zarządzania

Kontraktor może mieć osobę kontaktową po stronie klienta, może uczestniczyć w spotkaniach projektowych, może otrzymywać cele biznesowe i terminy. To normalne. Uważaj natomiast na sytuacje, w których:

1. kontraktor codziennie otrzymuje polecenia dotyczące sposobu wykonania pracy (nie tylko rezultatu),
2. podlega tej samej strukturze służbowej co pracownicy,
3. jest traktowany identycznie jak pracownik w codziennej organizacji.

Pytanie kontrolne: czy kontraktor sam decyduje, jak wykonać usługę, czy dostaje szczegółowe instrukcje krok po kroku?

Obszar 2 - czas i miejsce

Godziny dostępności mogą wynikać z realnych potrzeb - obsługi klienta, stref czasowych, pracy zespołowej. To dopuszczalne. Uważaj natomiast, gdy:

1. kontraktor od lat musi rozpoczynać i kończyć pracę o dokładnie tych samych godzinach,
2. jego czas pracy jest kontrolowany tak samo jak pracowników,
3. musi uzyskiwać zgodę na każdą nieobecność, jak w klasycznym etacie.

Pytanie kontrolne: gdyby kontraktor zaczął pracę o 11 zamiast o 9, czy miałoby to znaczenie dla efektu usługi - czy dla Twojego systemu kontroli?

Obszar 3 - narzędzia i infrastruktura

Firmowy e-mail, dostęp do repozytoriów, komunikatorów czy wewnętrznych systemów są w projektach IT i wielu innych branżach czymś normalnym. Sam sprzęt firmowy też nie przesądza sprawy. Uważaj natomiast, gdy kontraktor funkcjonuje pod każdym względem tak jak pracownik - bez własnych narzędzi, bez własnej organizacji pracy, bez własnego know-how, który wnosi do współpracy.

Pytanie kontrolne: co kontraktor wnosi do współpracy poza swoim czasem? Własne narzędzia, doświadczenie, metodykę, kontakty?

Obszar 4 - samodzielność i ryzyko gospodarcze

To jeden z najważniejszych obszarów. Realny przedsiębiorca:

1. ponosi ryzyko za jakość i terminy swoich usług,
2. może mieć innych klientów (nawet jeśli w praktyce ma jednego),
3. inwestuje we własne narzędzia lub rozwój,
4. negocjuje warunki, a nie tylko je akceptuje,
5. ma realną swobodę organizacyjną.

Pytanie kontrolne: co się stanie, jeśli kontraktor odda usługę wadliwą lub z opóźnieniem? Czy ponosi za to konkretne konsekwencje finansowe?

Obszar 5 - wynagrodzenie i benefity

Stała miesięczna faktura nie przesądza o niczym - w biznesie funkcjonują abonamenty, ryczałty, opłaty za dostępność.
Karnety sportowe czy prywatna opieka medyczna dla kontraktorów są dziś standardem i same w sobie nie problem.

Uważaj natomiast na:

1. płatne „przerwy" dokładnie odwzorowujące urlop pracowniczy,
2. benefity powiązane z systemem podporządkowania pracowniczego,
3. brak jakiegokolwiek zróżnicowania stawki od jakości usługi.

Pytanie kontrolne: gdyby ktoś z zewnątrz spojrzał na wynagrodzenie i benefity Twojego kontraktora oraz porównywalnego pracownika - dostrzegłby jakąkolwiek różnicę w mechanice, nie tylko nazwie?

Obszar 6 - dokumentacja kontra praktyka
To pułapka, w którą wpada dziś wiele firm. Poprawiają umowy, dodają klauzule o samodzielności - ale codzienna praktyka się nie zmienia. A to praktyka jest głównym argumentem podczas kontroli.

Pytanie kontrolne: gdyby ktoś przez tydzień obserwował Twojego kontraktora, czy jego codzienna praca odpowiadałaby zapisom umowy?

Cztery kroki, które warto zrobić w najbliższych miesiącach

Krok 1 - zrób uczciwą samoocenę. Przejdź przez każdego kontraktora i sześć obszarów powyżej. Bez upiększania. Podziel relacje na trzy grupy: bezpieczne, wymagające uwagi, ryzykowne.

Krok 2 - zajmij się najpierw praktyką, potem dokumentacją. Jeśli widzisz, że kontraktor funkcjonuje faktycznie jak pracownik - decyduj: albo zmieniamy sposób współpracy, żeby był realnie samodzielny, albo przekształcamy relację w etat. Sama poprawa umowy nie rozwiąże problemu.

Krok 3 - wykorzystaj okres przejściowy. Reforma daje 12 miesięcy na dobrowolne przekształcenie problematycznych umów cywilnoprawnych w etaty bez odpowiedzialności wykroczeniowej. To realne narzędzie, warto z niego skorzystać świadomie.

Krok 4 - zadbaj o spójność między ZUS, KAS i PIP. Nowa reforma zakłada wymianę danych między tymi urzędami. Sprawdź, czy dane w umowach, zgłoszeniach do ZUS i rozliczeniach podatkowych są spójne z rzeczywistością.

Czego nie musisz się bać

Reforma PIP nie oznacza końca B2B. Nie oznacza też, że każdy kontraktor zostanie skontrolowany albo że każda kontrola zakończy się przekwalifikowaniem umowy. Kontroler może wydać zalecenia do wdrożenia - to wciąż lepszy scenariusz niż decyzja o przekształceniu.

Nie musisz się bać:

1. firmowego e-maila dla kontraktora,
2. stałej miesięcznej faktury,
3. pracy zdalnej,
4. uczestnictwa kontraktora w spotkaniach zespołu,
5. oferowania mu benefitów,
6. klauzul o zakazie konkurencji uzasadnionych ochroną tajemnic firmy.

Powinieneś natomiast poważnie zastanowić się, gdy Twój kontraktor:

1. jest zarządzany identycznie jak pracownicy,
2. podlega tej samej ewidencji czasu pracy,
3. musi uzyskiwać zgodę na każdą nieobecność,
4. ma sztywno narzucone godziny bez uzasadnienia biznesowego,
5. wykonuje stałe polecenia przełożonego dotyczące sposobu pracy,
6. nie ma realnej swobody organizacyjnej,
7. formalnie prowadzi działalność, ale w praktyce nie funkcjonuje samodzielnie.

Podsumowanie

B2B to legalna, dopuszczalna forma współpracy między przedsiębiorcami. Reforma PIP nie zmienia tej zasady. Wprowadza natomiast większy nacisk na sprawdzanie, czy forma B2B odpowiada rzeczywistej treści relacji.
Największym błędem jest dziś skupianie się wyłącznie na treści umowy - bezpieczny model współpracy musi działać spójnie również w praktyce.

Jeśli chcesz przejść przez tę samoocenę razem z kimś, kto spojrzy na Twoje umowy i procesy z zewnątrz - chętnie pomożemy. Lepiej to zrobić spokojnie w najbliższych miesiącach, niż pod presją kontroli.

14/07/2026

Prowadzisz jednoosobową działalność albo pracujesz jako komornik sądowy? Raz w roku możesz nie płacić własnych składek na ZUS za jeden wybrany miesiąc. To tzw. wakacje składkowe.
Ale trzeba pilnować terminu - i tu wiele osób się gubi.

Co obejmuje zwolnienie?

Zwolnienie dotyczy Twoich składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe, a także chorobowe (jeśli podlegasz mu dobrowolnie), Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy.
Uwaga - ulga nie obejmuje składki zdrowotnej ani składek za pracowników.
Dobra wiadomość: składki finansuje budżet państwa, więc wliczają się do Twojej przyszłej emerytury i nie tracisz uprawnień do świadczeń. W miesiącu wakacji możesz prowadzić działalność bez ograniczeń, bez zawieszania firmy.

Kto może skorzystać?

Osoby wpisane do CEIDG i komornicy sądowi. Warunki: nie więcej niż 10 ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczeń (z Tobą włącznie), roczny przychód poniżej 2 mln euro w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat, brak współpracy z byłym pracodawcą w zakresie tej samej działalności.

Ulga stanowi pomoc de minimis - łączna kwota takiej pomocy z trzech ostatnich lat nie może przekroczyć 300 tys. euro.

Ważne - termin

Wniosek RWS składasz wyłącznie przez portal eZUS z konta płatnika. Termin jest sztywny: wniosek musi wpłynąć w miesiącu poprzedzającym miesiąc, którego ma dotyczyć zwolnienie.
Za wcześnie lub za późno - nie zostanie rozpatrzony.

Przykład: chcesz zwolnienia za lipiec 2026 r.? Wniosek składasz do 30 czerwca 2026 r.

Jak wygląda rozstrzygnięcie?

Pełne zwolnienie - ZUS potwierdza informacją na koncie w eZUS. Zwolnienie częściowe lub odmowa - wydawana jest decyzja, od której masz miesiąc na odwołanie do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych. Pamiętaj - nawet po uzyskaniu ulgi obowiązek rozliczeniowy pozostaje.

Krótko mówiąc - to jedna z prostszych i realnie odczuwalnych ulg dla przedsiębiorców. Warunkiem jest tylko pilnowanie terminu.

Chcesz sprawdzić, czy spełniasz warunki i pomóc złożyć wniosek? Daj znać.

13/07/2026

Tak, dobrze widzisz — tylko do końca wakacji (31.08.2026) zakładamy spółkę z o.o. za symboliczną złotówkę!

Jedyny warunek? Podpisanie z nami umowy na obsługę księgową Twojej nowej spółki.

✅ Kompleksowa rejestracja spółki
✅ Księgowość w zaufanych rękach od pierwszego dnia
✅ Oprogramowanie do KSEF od naszego biura za darmo

Nie masz lokalu na siedzibę firmy? Żaden problem — u nas Twoja spółka może dostać adres do rejestracji, a Ty pełen spokój i profesjonalny wizerunek od pierwszego dnia. (usługa dodatkowo płatna)

Konto bankowe ? Nie musisz odwiedzać banku, założysz również u nas za 0 zł.

Nie czekaj — wakacje miną szybciej, niż myślisz! ☀️

📩 Napisz do nas lub zadzwoń, a zajmiemy się resztą.

Czy wiesz, że... możemy kompleksowo zająć się obsługą Twojej firmy?
Zespół Workprofit to grupa specjalistów, którzy wesprą Twoją działalność i wspomogą Twój rozwój. Nie czekaj - skontaktuj się z nami już dziś!

13/07/2026

Aplikacja mObywatel systematycznie rozszerza możliwości dla przedsiębiorców. Od 29 czerwca 2026 r. można w niej zawiesić, wznowić lub zmienić status własnej działalności gospodarczej - bez wizyty w urzędzie. To kolejny krok po kwietniowej funkcji rejestracji firmy przez telefon.

Co teraz możesz zrobić w usłudze Firma?

Zarządzanie statusem działalności - zawieszenie na czas określony lub bezterminowo, wznowienie po zawieszeniu, zmianę wcześniej wskazanych terminów, całkowitą rezygnację z planowanego zawieszenia lub wznowienia. Wystarczy wypełnić wniosek w aplikacji, podpisać profilem zaufanym i wysłać.
Trafia bezpośrednio do CEIDG, a po akceptacji zobaczysz zaktualizowany status.

Rejestracja firmy przez telefon - dla kogo?

Ta funkcja działa od kwietnia. Możesz z niej skorzystać, jeśli jesteś osobą pełnoletnią, masz polskie obywatelstwo, mDowód w aplikacji (w wersji minimum 4.80.1) i nie prowadzisz jeszcze działalności ani nie masz złożonego innego wniosku CEIDG-1 w toku.

Proces jest w pełni cyfrowy: wypełniasz formularz CEIDG-1, wskazujesz adres, kody PKD, ubezpieczyciela i urząd skarbowy. Częścią jest też założenie firmowej skrzynki do e-Doręczeń albo dodanie już posiadanej. Powiadomienia PUSH informują o kolejnych etapach - aktywacji firmy czy odrzuceniu wniosku.

Uwaga - to nie zastępuje wszystkich formalności

Rejestracja przez mObywatel dotyczy tylko wpisu do CEIDG. Zgłoszenie do ZUS (siebie lub pracowników) oraz rejestracja jako podatnik VAT wymagają osobnego postępowania - w urzędzie lub przez biznes.gov.pl.

Dodatkowo - pełnomocnicy i prokurenci

W usłudze Firma zobaczysz też listę pełnomocników i prokurentów przypisanych do Twojej działalności. Możesz sprawdzić ich dane, a nawet usunąć pełnomocnika bezpośrednio z aplikacji - wniosek trafia do CEIDG po podpisaniu profilem zaufanym.

Krótko mówiąc - jeśli lubisz załatwiać sprawy szybko i bez wychodzenia z domu, warto sprawdzić, co obecnie oferuje aplikacja.
Coraz więcej rutynowych działań związanych z firmą można wykonać z telefonu.

Chcesz, żebyśmy pomogli Ci ogarnąć pozostałe formalności - ZUS, VAT, dokumentację? Daj znać.

12/07/2026

11/07/2026

Reforma unijnych rozporządzeń o koordynacji zabezpieczenia społecznego wchodzi w decydujący etap. Parlament Europejski ma w przyszłym tygodniu przypieczętować zmiany.

Dla firm delegujących pracowników za granicę oznacza to koniec dotychczasowej elastyczności - i realne konsekwencje dla tych, którzy nie zdążą się dostosować.

Formularz A1 z wyprzedzeniem

Najważniejsza zmiana dotyczy formularza A1 - dokumentu potwierdzającego, w jakim systemie ubezpieczeniowym pozostaje delegowany pracownik. Do tej pory można było załatwić to szybko, czasem z dnia na dzień. Po reformie A1 będzie warunkiem bezpiecznego delegowania - trzeba zgłosić planowany wyjazd z wyprzedzeniem.

Ekspertka Pracodawców RP zwraca uwagę na problem praktyczny: są branże (np. opieka nad seniorami), w których pracownik mimo ustaleń nie podejmuje pracy - i cała procedura A1 okazuje się pracą wykonaną na darmo.

Siedziba firmy - trudniejsza do wykazania

Przy ocenie, gdzie faktycznie ma siedzibę firma, będą brane pod uwagę: obrót, miejsce podejmowania kluczowych decyzji, miejsce zgromadzeń, charakter działalności. Katalog kryteriów pozostaje otwarty - to zwiększa ryzyko sporów. Obrót jest zmienny i nie zawsze oddaje rzeczywistą aktywność firmy.

Dla przewoźników z Transport i Logistyka Polska to szczególnie realne zagrożenie: w praktyce może się skończyć coroczną rejestracją pracowników w różnych zagranicznych odpowiednikach ZUS, zależnie od struktury zleceń. Ciężar rozwiązywania kolizji między systemami prawnymi spoczywa na pracodawcy.

Limit 24 miesięcy delegowania zostaje, ale przy zastępstwach będzie liczony łączny czas wykonywania tej samej pracy - także przez samozatrudnionych. Przy pracy w kilku państwach ustawodawstwo właściwe ma być ustalane maksymalnie na 24 miesiące, potem ponownie oceniane.

Efekt praktyczny? Tzw. rwane okresy ubezpieczenia - pracownik przez część czasu jest w jednym systemie, potem w innym, potem znów w pierwszym.

Co to oznacza dla pracodawców?

Konieczność bardziej sformalizowanego i mniej elastycznego modelu działania. Każde opóźnienie w zgłoszeniu, zmiana miejsca pracy, krótki wyjazd czy rotacja pracowników wymagają dokładniejszej analizy.
A ryzyko formalne mogą ponieść nie tylko firmy, ale i sami pracownicy - obejmując ich system zabezpieczenia społecznego innego kraju wbrew ich rzeczywistej sytuacji.

Krótko mówiąc - jeśli delegujesz pracowników za granicę, to najbliższe miesiące są dobrym momentem, żeby przejrzeć swoje procedury, harmonogramy A1 i strukturę zleceń. Kto nie zdąży się dostosować, ryzykuje utratę kontraktów i spory transgraniczne.

Chcesz przejrzeć swoje procesy przed wejściem zmian? Pomożemy.

10/07/2026

Finansujesz pracownikom, zleceniobiorcom albo kontraktorom B2B karnety sportowe?
Dobra wiadomość - takie wydatki mogą trafić do kosztów podatkowych. Dyrektor KIS w najnowszych interpretacjach traktuje je jako standardowy element budowania relacji biznesowych, a nie wydatek reprezentacyjny. Sprawdź, na co uważać.

Karnety sportowe dla pracowników mieszczą się w tzw. kosztach pracowniczych. Ta sama zasada dotyczy zleceniobiorców - związek wydatku z prowadzoną działalnością jest tu wyraźny.
Kontraktorzy B2B - fiskus podchodzi korzystnie.

Bardziej interesująca sytuacja dotyczy współpracowników na kontraktach B2B. KIS w interpretacji z 19 listopada 2025 r. potwierdził, że karnety sportowe czy pakiety medyczne dla podwykonawców to koszt uzyskania przychodu.
Powód? Takie benefity zwiększają zaangażowanie i lojalność, ograniczają rotację i wspierają zdolność firmy do realizacji kontraktów.
Organ podkreślił jedną istotną rzecz: to nie są wydatki reprezentacyjne ani reklamowe. Nie budują wizerunku - utrzymują potencjał operacyjny firmy.

Sytuacja się komplikuje, gdy pracownik lub kontrahent zwraca część kosztów karnetu.
Co zrobić z takim zwrotem? Organy podatkowe akceptują dwa rozwiązania.

Pierwsze - klasyczne: zaliczasz cały wydatek do kosztów, a otrzymany zwrot rozpoznajesz jako przychód. Wynika z zasady, że jeśli wydatek trafił do kosztów, to jego zwrot musi trafić do przychodów.

Drugie - alternatywne: pomniejszasz koszty o kwotę zwrotu. Nie rozpoznajesz odrębnego przychodu. To podejście również jest akceptowane przez fiskusa (m.in. w interpretacji z 4 listopada 2025 r.). Może być wygodniejsze, gdy dzielisz koszt np. 50/50 z pracownikiem lub 100% w przypadku członków jego rodziny.

Krótko mówiąc - karnet sportowy dla zespołu to nie tylko benefit, ale też legalny sposób obniżenia podstawy opodatkowania.
Jeśli finansujesz je również B2B, warto skorzystać z nowej linii interpretacyjnej i mieć dokumentację potwierdzającą związek z działalnością.

09/07/2026

Rozwiązujesz umowę o pracę i zastanawiasz się, co z niewykorzystanym urlopem pracownika?

Kodeks pracy daje Ci konkretne narzędzia.
A od 27 stycznia 2026 r. zmieniły się też zasady wypłaty ekwiwalentu urlopowego.
Podsumowujemy najważniejsze reguły.
Urlop w okresie wypowiedzenia - Twoja decyzja, nie wniosek pracownika

Kluczowa rzecz, o której wielu pracodawców nie wie: w okresie wypowiedzenia możesz udzielić urlopu wypoczynkowego jednostronnie, bez wniosku pracownika, a nawet wbrew jego woli. Wystarczy skuteczne złożenie wypowiedzenia - od następnego dnia możesz wysłać pracownika na urlop.
Nie ma znaczenia, czy wypowiedzenie złożył pracownik, czy Ty.

Pracownik ma obowiązek wykorzystać przysługujący urlop -
zarówno bieżący (proporcjonalnie do przepracowanego okresu), jak i zaległy.

Uwaga na dwie rzeczy

Po pierwsze - zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia to nie to samo, co udzielenie urlopu. To dwie różne instytucje.

Po drugie - jednostronne wysłanie na urlop nie działa przy wypowiedzeniu zmieniającym.
Ale jeśli pracownik odmówi przyjęcia nowych warunków i umowa się rozwiąże - wtedy prawo do wysłania na urlop odzyskujesz.

Ekwiwalent - kiedy trzeba wypłacić?

Zawsze, gdy przy rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy pracownik nie wykorzystał całego urlopu.
Bez znaczenia jest, kto rozwiązał umowę i dlaczego. Jedyny wyjątek - gdy strony ustalą, że urlop zostanie wykorzystany w ramach kolejnego zatrudnienia u tego samego pracodawcy, bez ani jednego dnia przerwy.

Nowe zasady wypłaty ekwiwalentu

Od 27 stycznia 2026 r. ekwiwalent wypłacasz w terminie wypłaty wynagrodzenia - łącznie z ostatnią pensją (nie później niż 10. dnia następnego miesiąca).

Jest jeden wyjątek: jeśli standardowy termin wypłaty pensji przypada przed dniem zakończenia stosunku pracy, ekwiwalent musisz wypłacić w ciągu 10 dni od dnia rozwiązania umowy.
To termin maksymalny - dający Ci czas na spokojne wyliczenie niewykorzystanego urlopu po ustaniu zatrudnienia.

Krótko mówiąc - w okresie wypowiedzenia masz realne narzędzie, żeby uniknąć wypłaty ekwiwalentu: udzielenie urlopu jednostronną decyzją. A jeśli już musisz go wypłacić, pamiętaj o nowym terminie powiązanym z pensją.

Chcesz mieć pewność, że dobrze rozliczasz odchodzącego pracownika? Pomożemy.