Workprofit

17/06/2026

KSeF zmienił sposób patrzenia na fakturę korygującą. To już nie jest tylko dokument księgowy - to element systemu informatycznego, który wymusza precyzyjną logikę danych i powiązanie z fakturą pierwotną. Błąd przestaje być tylko merytoryczny - staje się też techniczny. A administracja skarbowa weryfikuje to automatycznie. Zobacz, na czym podatnicy potykają się najczęściej.
Złe powiązanie korekty z fakturą pierwotną

W strukturze FA(3) decydujący jest numer KSeF faktury pierwotnej. Brak tego numeru albo wpisanie błędnego identyfikatora kończy się odrzuceniem dokumentu przez system albo - co gorsza - rozjazdem w ewidencji. Częsta pomyłka: podatnik wpisuje własny numer faktury zamiast numeru KSeF.
Niedoprecyzowany zakres korekty

Korekta to nie dokument „opisowy". Struktura FA(3) wymaga, by zmiany były precyzyjnie odzwierciedlone w konkretnych polach. Tymczasem podatnicy często piszą jedno w przyczynie korekty, a w części ewidencyjnej wartości pokazują inaczej. Szczególnie kłopotliwe są korekty częściowe, dotyczące tylko niektórych pozycji faktury.
Bałagan w korektach „in minus" i „in plus"

Struktura FA(3) formalnie nie oznacza rodzaju korekty, ale podatnik musi sam zachować konsekwencję - albo prezentuje wartości różnicowe, albo wartości po korekcie. Mieszanie obu metod w jednym systemie księgowym to prosta droga do problemów przy kontroli i błędów w JPK.
Wartości ujemne nie zawsze poprawnie obsłużone

Nie wszystkie systemy finansowo-księgowe radzą sobie z logiką wartości ujemnych w strukturze FA(3). Efekt - dane niezgodne ze schemą. Problem widać szczególnie przy korektach rabatowych i zwrotach towarów, gdzie trzeba prawidłowo pokazać zmniejszenie podstawy opodatkowania i podatku.
Brak przyczyny korekty

Pole „PrzyczynaKorekty" jest formalnie fakultatywne, ale jego pominięcie utrudnia obronę stanowiska przy kontroli. Fiskus oczekuje, że za korektą stoi uzasadnienie gospodarcze, wynikające z rzeczywistego przebiegu transakcji. Jeśli przyczyna korekty nie pokrywa się z dokumentacją handlową - skutki podatkowe mogą zostać zakwestionowane.
Korekta do faktury wystawionej poza KSeF - w KSeF czy poza?

W okresach przejściowych i przy trybach szczególnych (offline24, awaria systemu) podatnicy gubią się, czy korekta powinna trafić do KSeF, czy zostać poza systemem. Zła decyzja w tym miejscu to zwykle dodatkowa robota i ryzyko nieprawidłowości.
Drobne błędy walidacyjne, duże konsekwencje

KSeF nie sprawdza logiki dokumentu pod względem merytorycznym. Drobne niezgodności - w sumach kontrolnych, stawkach VAT czy identyfikacji kontrahenta - przepuszczane są przez system, a problem wychodzi dopiero później.
Co z tego dla Ciebie?

Sama znajomość przepisów już nie wystarczy - liczy się też technika. Warto przejrzeć procesy w firmie pod kątem tego, jak Wasz system księgowy radzi sobie ze strukturą FA(3) i czy faktury korygujące rzeczywiście wpisują się w logikę KSeF. Jeśli chcesz to sprawdzić bez stresu - chętnie pomożemy zrobić taki przegląd.

15/06/2026

Wyobraź sobie sytuację: do firmy przychodzi inspektor pracy, stwierdza, że pracownik powinien dostawać wyższe wynagrodzenie, i wydaje nakaz wypłaty wyrównania. Ale Ty się z tym nie zgadzasz - bo masz odmienne rozumienie przepisów,

Czy inspektor może w takiej sytuacji nakazać zapłatę?

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Kielcach jasno odpowiedział: nie.

Skąd ta sprawa?

Wszystko zaczęło się od kontroli PIP w jednym z podmiotów leczniczych.
Inspektor uznał, że pielęgniarkom i fizjoterapeucie zastosowano zbyt niskie wskaźniki przy ustalaniu wynagrodzeń, niezgodnie z ustawą o najniższym wynagrodzeniu zasadniczym pracowników medycznych.
Wydał więc nakaz, by naliczyć i wypłacić wyższe stawki. Okręgowy inspektor pracy nakaz utrzymał. Placówka medyczna nie zgodziła się i poszła do sądu.

Co rozstrzygnął WSA?

Sąd uchylił nakaz w całości. Powołał się na art. 11 pkt 7 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy - inspektor faktycznie może nakazać wypłatę zaległego wynagrodzenia, ale tylko wtedy, gdy świadczenie jest bezsporne i wymagalne. To znaczy: gdy nie ma wątpliwości co do jego wysokości, podstawy ani faktu, że nie zostało wypłacone. Klasyczny przykład - wynagrodzenie naliczono, ale po prostu nie przelano go na konto.

A co jeśli strony różnią się w interpretacji przepisów?
Wtedy mamy spór, a do rozstrzygania sporów ze stosunku pracy uprawniony jest tylko sąd pracy. Inspektor pracy nie jest sędzią - nie ma kompetencji, by przesądzić, czyja wykładnia jest słuszna. Sąd zwrócił też uwagę, że w spornej sprawie nakaz mówił o naliczeniu pełnych kwot ustawowych, a nie różnicy między tym, co już wypłacono, a tym, co powinno być. To dodatkowe naruszenie - bo nakaz powinien dotyczyć konkretnych, niespornych zaległości, a nie hipotetycznych wyliczeń.

Co to oznacza w praktyce dla pracodawcy?

Jeśli inspektor pracy stwierdzi nieprawidłowości w wynagrodzeniach i wyda nakaz zapłaty, warto sprawdzić, czy sprawa rzeczywiście jest bezsporna. Gdy macie z pracownikiem (lub z samą inspekcją) odmienne stanowisko co do podstawy świadczenia albo sposobu jego ustalenia - to nie jest materia dla nakazu PIP, tylko dla sądu.

Masz wątpliwości po kontroli? Lepiej skonsultować się przed podjęciem decyzji o zapłacie lub odwołaniu.

14/06/2026

13/06/2026

Wydaje się drobiazgiem, a temat trafił na biurko Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
UODO zwrócił się do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej o doprecyzowanie przepisów - bo w firmach widać dziś dwie różne praktyki.

W czym rzecz?

Rozporządzenie z 2009 r. nakazuje zespołowi powypadkowemu zebrać zeznania świadków i dołączyć je do protokołu. Wzór tego protokołu określa odrębne rozporządzenie z 2019 r. Tyle że żaden z tych przepisów nie mówi, jakie dokładnie dane osobowe świadka mają się w nim znaleźć. W efekcie jedne firmy zbierają tylko imię, nazwisko i stanowisko, inne także adres zamieszkania - który potem trafia do dokumentacji widzianej przez wiele osób uczestniczących w postępowaniu.

UODO ma z tym dwa problemy:

Pierwszy - protokoły krążą po wielu rękach, a nie każda informacja w nich zawarta jest niezbędna.
Drugi - pracodawcy próbują czasem rozwiązać sprawę zgodą świadka na szersze dane.

UODO podkreśla, że to droga ryzykowna: zgodę można wycofać, a szczególnie w relacji pracownik-pracodawca trudno mówić o pełnej dobrowolności. To może kłócić się z zasadami RODO - legalności, przejrzystości i minimalizacji danych.

Państwowa Inspekcja Pracy widzi to podobnie. Argument zdroworozsądkowy: pracodawca i tak ma już dane swoich pracowników z tytułu zatrudnienia, więc do postępowania powypadkowego wystarczą podstawowe dane identyfikacyjne - imię, nazwisko, stanowisko pracy i jednostka organizacyjna.

Co z tego dla Ciebie? Dopóki przepisy nie zostaną doprecyzowane, lepiej zbierać tylko dane realnie potrzebne do wyjaśnienia okoliczności wypadku. Naprzykład adres zamieszkania świadka zwykle nie jest do tego niezbędny.

Masz wątpliwości co do swoich procedur?
Chętnie pomożemy!

12/06/2026

Świeże dane ZUS pokazują obraz, który warto zobaczyć w pełni - bo statystyki mówią dwie różne rzeczy naraz.

Z jednej strony mamy stabilizację: liczba przedsiębiorców z zaległościami w składkach spadła o 1,8% w stosunku do poprzedniego roku.
Z drugiej - kwota długu rośnie. I to o 6,7% w skali roku, do 22,5 mld zł na koniec 2025 r.

Co to oznacza? Mówiąc wprost: zadłużonych jest trochę mniej, ale ci, którzy są zadłużeni, są zadłużeni mocniej.

Liczby, które robią wrażenie:

Aktywnych płatników z jakimkolwiek zadłużeniem wobec ZUS jest 628,3 tys.
Średni dług to 36 tys. zł - o 5,9% więcej niż rok wcześniej. Maksymalna kwota zaległości na jednym koncie? 818 mln zł. Najmniejsza zaległość, którą ZUS jeszcze widzi w statystykach, to 1 grosz.

Większość zaległości to drobne potknięcia - zaokrąglenia, korekty, błędy księgowe. Ale gigantyczne kwoty koncentrują się w największych podmiotach, często z branż kapitałochłonnych lub w restrukturyzacji (przykład: górnictwo) ciągną statystykę w górę.

Co mówią eksperci?

Prof. Paweł Wojciechowski (były minister finansów) zwraca uwagę, że przy uwzględnianiu zaległości od grosza w górę dane raczej odzwierciedlają techniczne niedopłaty niż realne problemy płynnościowe.
Dr Bartłomiej Gabryś z UE w Katowicach dodaje praktyczne spojrzenie: składki ZUS to często pierwsze zobowiązania, które przedsiębiorca opłaca. Jeśli więc spłaca z opóźnieniem - to znak, że gdzieś naprawdę boli.
Z kolei mec. Aldona Międlar-Adamska wskazuje na niepokojący trend: część firm nie zmaga się już z przejściowymi trudnościami, tylko stopniowo traci zdolność do bieżącego regulowania składek. A stąd niedaleko do spirali zadłużenia, układów ratalnych albo zamknięcia działalności.

Co robią ci, którzy nie radzą sobie sami?

W 2025 r. złożono 91,9 tys. wniosków o układ ratalny (o 1,4% mniej niż rok wcześniej). Zawarto 51,2 tys. takich układów. Liczby umiarkowane, biorąc pod uwagę skalę zadłużenia - co eksperci tłumaczą formalnymi wymogami, które trzeba spełnić, by w ogóle dostać taki układ.

Co z tego wynika dla Ciebie?

Jeśli prowadzisz firmę i widzisz, że składki ZUS zaczynają wymykać się spod kontroli - nie czekaj, aż zrobi się z tego góra. Lepiej zareagować przy pierwszych objawach: rozważyć układ ratalny, przeanalizować strukturę kosztów, zweryfikować, czy oferta firmy nadal trafia w potrzeby rynku. Dane pokazują, że Skarb Państwa wcześniej czy później dopłaci do ZUS - ale poszczególny przedsiębiorca takiej poduszki nie ma.
Jeśli czujesz, że temat dotyczy Ciebie - pogadajmy, łatwiej szukać rozwiązań na wczesnym etapie niż po fakcie.

11/06/2026

Od 5 marca 2026 r. obowiązują nowe zasady zatrudniania obywateli Ukrainy.

Część rozwiązań ze „specustawy ukraińskiej" wygasa, ale to, co dla pracodawców najważniejsze - uproszczona ścieżka legalizacji pracy - zostało przeniesione do nowych przepisów.
Doszła też trzyletnia przejściówka, która do 5 marca 2029 r. utrzymuje uproszczenia również dla Ukraińców bez ochrony czasowej.

Co warto wiedzieć?

Po pierwsze - sama ochrona czasowa. Obowiązuje nadal, na mocy decyzji Rady UE, do 4 marca 2027 r. Numer PESEL UKR zostaje głównym potwierdzeniem tego statusu, ale doszły dodatkowe wymogi: trzeba uzyskać PESEL UKR w ciągu 30 dni od wjazdu do Polski (inaczej ochrona wygasa), a osoby, które dostały PESEL na podstawie samego oświadczenia (bez paszportu), muszą potwierdzić tożsamość do 31 sierpnia 2026 r.
Zmienia się też nazwa elektronicznego dokumentu DIIA - na Dokument Ochrony Czasowej, dostępny w mObywatelu.

Po drugie - jak zatrudniać. Są dwie różne sytuacje i warto je rozróżnić.
Jeśli zatrudniasz Ukraińca z ochroną czasową (statusem UKR), nadal nie potrzebujesz dla niego zezwolenia na pracę. To jedyna i obowiązkowa ścieżka legalizacji jego pracy - musisz powiadomić powiatowy urząd pracy w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Pamiętaj, że ponowne powiadomienie jest konieczne, jeśli coś się w warunkach zmieni: inny rodzaj umowy (np. z etatu na zlecenie), inne stanowisko, mniejszy wymiar godzin czy obniżona stawka. Też 7 dni od zmiany. Za niedopełnienie - grzywna od 1000 do 3000 zł.

Jeśli zatrudniasz Ukraińca przebywającego w Polsce legalnie, ale bez statusu UKR - sytuacja wygląda inaczej. Do 5 marca 2029 r., dzięki przepisowi przejściowemu, możesz dla takiej osoby również wysłać powiadomienie do PUP, tak jak dla beneficjentów ochrony czasowej. To opcja, a nie obowiązek - bo dla legalnie przebywających Ukraińców działają też inne ścieżki: oświadczenie o powierzeniu pracy, zezwolenie na pracę, zezwolenie na pracę sezonową, a w przypadku zezwolenia na pobyt czasowy i pracę wydanego po 5 marca 2026 r. - dodatkowe powiadomienie nie jest już wymagane.

Inaczej mówiąc: przejściówka daje Ci do 2029 r. dodatkowe, łatwiejsze narzędzie obok zwykłych ścieżek legalizacji.
Krótko podsumowując: dla pracowników ze statusem UKR - powiadomienie to obowiązek. Dla pozostałych legalnie przebywających Ukraińców - to wygodna opcja na kolejne trzy lata. Warto z niej korzystać świadomie, pilnując terminów i każdej zmiany w warunkach zatrudnienia.

Masz wątpliwości, którą ścieżką iść w konkretnym przypadku? Daj znać, sprawdzimy razem.

10/06/2026

Prowadzisz transakcje z zagranicznymi kontrahentami ?
Sprawdź, jak prawidłowo fakturować ich w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Wystawienie faktury w systemie to dopiero początek - w większości przypadków musisz ją także udostępnić odbiorcy poza KSeF.

Kluczowe zasady fakturowania podmiotów zagranicznych:

1. Faktury dla kontrahentów zagranicznych muszą być wystawione w KSeF (z wyjątkami z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT)
2. System nie dostarcza faktur do zagranicznych odbiorców - musisz to zrobić samodzielnie
3. W większości przypadków wymagane jest udostępnienie faktury poza KSeF w sposób uzgodniony z nabywcą

Kiedy musisz udostępnić fakturę poza KSeF?

1. Miejsce świadczenia jest w innym państwie UE lub państwie trzecim
2. Nabywca nie ma siedziby ani stałego miejsca działalności w Polsce
3. Nabywca ma stałe miejsce działalności w Polsce, ale nie uczestniczy ono w transakcji
4. Nabywca korzysta ze zwolnienia SME

Jak prawidłowo udostępnić fakturę?

1. Nie ma jednego obowiązującego wzoru wizualizacji e-Faktury - decydujesz sam o sposobie prezentacji danych
2. Wizualizacja może być w języku obcym lub dwujęzyczna, ale musi merytorycznie odpowiadać polskiej wersji XML
3. Możesz przekazać fakturę papierowo, wysłać jako PDF mailem lub w inny uzgodniony sposób
4. Każda faktura przekazywana poza KSeF musi być oznaczona kodem QR umożliwiającym dostęp do dokumentu i weryfikację danych
5. Faktury wystawione w trybie offline muszą mieć dwa kody QR (OFFLINE i CERTYFIKAT)

Jak udostępnić fakturę zagranicznemu odbiorcy w samym KSeF?

1. Jeśli kontrahent ma polski NIP - może zalogować się do systemu jak każdy podatnik
2. Bez NIP - po zeskanowaniu udostępnionego mu kodu QR (lub kliknięciu w link) może zweryfikować fakturę bez logowania, podając numer faktury, swój identyfikator i kwotę należności ogółem

Masz pytania dotyczące fakturowania kontrahentów zagranicznych w KSeF? Skontaktuj się z nami - pomożemy ustalić odpowiednie procedury dla Twojej firmy.

09/06/2026

Dzień Księgowego powered by OSCBR Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych 🙂

08/06/2026

Zaniedbałaś/eś swoje rozliczenia ? Biuro Rachunkowe nie wywiązuje się z umowy ? Pomożemy nawet w najtrudniejszych przypadkach.