Biuro obsługi Kadry i BHP Strzałka

12/06/2026

Obowiązki płatnika w razie zbiegu opłacania składek z działalności gospodarczej na zasadach preferencyjnych i umowy zlecenia

Zbieg tytułów do ubezpieczeń społecznych w przypadku osoby prowadzącej działalność gospodarczą na preferencyjnych składkach i jednocześnie wykonującej umowę zlecenia to jedno z najbardziej problematycznych zagadnień w praktyce rozliczeń z ZUS. Choć przepisy wydają się proste, ich stosowanie w realnych sytuacjach wymaga precyzyjnej oceny wysokości wynagrodzeń, terminów wypłat oraz właściwego ustalania tytułu obowiązkowego w każdym miesiącu.

Osoba korzystająca z ulgi polegającej na opłacaniu ich od preferencyjnej podstawy co do zasady podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z działalności gospodarczej. Jeżeli w tym czasie równolegle rozpocznie wykonywanie umowy zlecenia, to będzie zobowiązana do opłacania składek z obu tytułów. Zgodnie z obowiązującą zasadą, jeśli podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu, który powstał pierwszy, jest niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia, to obowiązkowe są składki zarówno z działalności gospodarczej, jak i z umowy zlecenia.

Jeżeli natomiast przedsiębiorca wykonuje umowę zlecenia oraz prowadzi działalność gospodarczą, z której opłaca preferencyjne składki i podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu, który powstał wcześniej, wynosi co najmniej tyle, ile kwota minimalnego wynagrodzenia, to obowiązkowe są tylko ubezpieczenia z wcześniejszego tytułu. Dopuszcza się zmianę tytułu obowiązkowych ubezpieczeń, o ile podstawa wymiaru składek z wybranego tytułu nie jest niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Z powyższego wynika, że w analizowanej sytuacji, jeśli przedsiębiorca był najpierw zgłoszony do ubezpieczeń z tytułu wykonywania umowy zlecenia, a następnie rozpoczął wykonywanie działalności gospodarczej, to może nie powstać obowiązek składkowy (ubezpieczenia emerytalno-rentowe). Trzeba jednak pamiętać, że ocena obowiązku składkowego musi być dokonywana miesiąc po miesiącu, a nie na podstawie przewidywanej wysokości wynagrodzenia. Oznacza to, że płatnik powinien monitorować każdą wypłatę i odpowiednio reagować na zmiany – często poprzez zgłaszanie do ubezpieczeń i wyrejestrowywanie z nich.

Źródło: Polskie Centrum Kadrowo-Placowe

11/06/2026

Odszkodowanie za niezgodne z prawem rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem

Pracownik, z którym pracodawca w sposób nieuprawniony rozwiązał umowę o pracę za wypowiedzeniem, może wystąpić do sądu, żądając przywrócenia do pracy lub wypłaty odszkodowania. Pierwsze z roszczeń nie ma zastosowania w przypadku wszystkich rodzajów umów o pracę. W niektórych okolicznościach odszkodowanie jest jedyną formą rekompensaty od pracodawcy.

W razie niezgodnego z prawem rozwiązania umowy o pracę na okres próbny pracownik może domagać się wyłącznie odszkodowania. Przysługiwać mu będzie ono w wysokości wynagrodzenia za czas, do upływu którego umowa miała trwać (art. 50 Kodeksu pracy). Odszkodowanie za niezgodne z prawem rozwiązanie umowy o pracę zawartej na czas określony albo umowy na czas nieokreślony przysługuje w wysokości wynagrodzenia za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy, nie niższej jednak od wynagrodzenia za okres wypowiedzenia. W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony, której termin, na który umowa została zawarta, upłynął przed wydaniem orzeczenia przez sąd pracy, lub gdy przywrócenie do pracy byłoby niewskazane ze względu na krótki okres, jaki pozostał do upływu tego terminu, odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas, do upływu którego umowa miała trwać, nie więcej jednak niż za okres 3 miesięcy (art. 471 Kodeksu pracy).

Sąd pracy może nie uwzględnić żądania pracownika uznania wypowiedzenia za bezskuteczne lub przywrócenia do pracy, jeżeli ustali, że uwzględnienie takiego żądania jest niemożliwe lub niecelowe. W takim przypadku sąd pracy orzeka o odszkodowaniu. Jeżeli przed wydaniem orzeczenia upłynął termin, do którego umowa o pracę zawarta na czas określony miała trwać, lub jeżeli przywrócenie do pracy byłoby niewskazane ze względu na krótki okres, jaki pozostał do upływu tego terminu, pracownikowi przysługuje wyłącznie odszkodowanie.

W powyżej opisanych okolicznościach sąd może orzec również o bezskuteczności wypowiedzenia, a kiedy umowa uległa już rozwiązaniu – o przywróceniu do pracy wyjątkowo wobec:

-pracownicy w okresie ciąży lub urlopu macierzyńskiego, a także od dnia złożenia przez pracownicę lub pracownika wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego albo jego części, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego albo jego części, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego albo jego części, urlopu rodzicielskiego albo jego części – do dnia zakończenia tego urlopu,
-pracownika w okresie korzystania z ochrony przedemerytalnej,
-pracownika korzystającego z określonej w przepisach szczególnych ochrony pracowników przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę.

Wyjątek nie ma zastosowania, gdy uwzględnienie żądania pracownika przywrócenia do pracy jest niemożliwe z przyczyn określonych w art. 411 Kodeksu pracy (w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy). W takim przypadku sąd pracy orzeka wyłącznie o odszkodowaniu.

Źródło: Polskie Centrum Kadrowo-Płacowe

10/06/2026

Czy pracodawca może wymagać od pracownika odbierania telefonów poza godzinami pracy?

W dobie pracy hybrydowej i stałej dostępności online coraz częściej pojawia się pytanie, czy pracodawca może oczekiwać, że pracownik będzie odbierał telefony lub odpowiadał na wiadomości poza swoimi godzinami pracy. Z prawnego punktu widzenia zasada jest jasna: pracownik nie ma obowiązku pozostawania w gotowości do pracy poza ustalonym czasem pracy, chyba że strony wyraźnie ustaliły dyżur, za który przysługuje rekompensata. Odbieranie telefonów po godzinach nie jest więc „dobrą praktyką”, lecz realnym świadczeniem pracy, które – jeśli jest wymagane – powinno być odpowiednio rozliczone.

Po wyznaczonych godzinach pracy pracownik przestaje pozostawać w dyspozycji pracodawcy i nie ma on obowiązku świadczenia pracy. Warto podkreślić, że nawet sporadyczne oczekiwanie dostępności może prowadzić do powstania nadgodzin, jeśli pracownik faktycznie wykonuje czynności służbowe. Co więcej, stała presja bycia „pod telefonem” może naruszać prawo pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego. Pracodawca może oczywiście poprosić o kontakt w wyjątkowych sytuacjach, ale nie może uczynić z tego stałego obowiązku bez zapewnienia odpowiednich świadczeń.

Praca ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy lub przedłużony dobowy wymiar czasu pracy stanowi dla niego pracę w godzinach nadliczbowych. Jest ona świadczona m.in. w sytuacji, gdy pracownik odbiera telefony służbowe lub odpowiada na maile po godzinach pracy. W zamian za pracę w godzinach nadliczbowych pracownik ma prawo do wynagrodzenia za pracę i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych, o którym mowa w art. 1511 Kodeksu pracy, lub do czasu wolnego udzielanego na zasadach określonych w art. 1512 Kodeksu pracy.

Czas, w którym pracownik zobowiązany jest do odbierania telefonów lub maili służbowych po godzinach pracy, może zostać również zakwalifikowany jako dyżur. Zgodnie z dyspozycją art. 1515 § 1 Kodeksu pracy pracodawca może zobowiązać pracownika do pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę (dyżur). Jeżeli podczas dyżuru pracownik nie wykonywał pracy, czas ten nie jest wliczany do czasu pracy (art. 1515 § 2 Kodeksu pracy). Tym samym, tylko czas trwania służbowych rozmów telefonicznych mających miejsce w czasie dyżuru będzie zaliczany do czasu pracy. Pracownikowi wykonującemu obowiązki służbowe w czasie dyżuru należy się odpowiednia rekompensata. Z dyspozycji art. 1515 § 3 Kodeksu pracy wynika, że za czas dyżuru, z wyjątkiem dyżuru pełnionego w domu, pracownikowi przysługuje czas wolny od pracy w wymiarze odpowiadającym długości dyżuru. W razie braku możliwości udzielenia czasu wolnego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia.

Dyżur nie może naruszać prawa pracownika do dobowego i tygodniowego odpoczynku (art. 1515 § 2 in fine Kodeksu pracy). Pracownikowi przysługuje bowiem prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego (art. 132 § 1 Kodeksu pracy) i co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego (art. 133 § 1 Kodeksu pracy). Normy odpoczynku nie mają zastosowania do pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii. Ponadto, w przypadku zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy, tygodniowy nieprzerwany odpoczynek może obejmować mniejszą liczbę godzin, ale nie może być krótszy niż 24 godziny (art. 132 § 2 Kodeksu pracy, art. 133 § 2 Kodeksu pracy).

Źródło: Polski Centrum Kadrowo-Płacowe

09/06/2026

Składki ZUS od pakietów medycznych finansowanych przez pracodawcę

Pakiety medyczne należą do jednych z najpopularniejszych benefitów pozapłacowych. Dzięki wykupieniu odpowiedniego pakietu pracownicy mogą korzystać z prywatnej opieki medycznej. Pracodawca może sfinansować koszty jego zakupu w całości lub w części.

Co do zasady, składki opłaca się wtedy, gdy świadczenie stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy. A przychód powstaje zawsze wtedy, gdy pracownik otrzymuje realną, wymierną korzyść – czyli w analizowanej sytuacji, jeśli dostęp do usług medycznych wykracza poza obowiązkowe badania profilaktyczne.

W takim przypadku wartość finansowana przez pracodawcę powinna zostać doliczona do podstawy wymiaru składek. Natomiast obowiązek opłacania składek nie powstanie w odniesieniu do świadczeń, które pracodawca musi zapewnić z mocy prawa, czyli badań wstępnych, okresowych i kontrolnych. W praktyce oznacza to, że aby prawidłowo ustalić obowiązek składkowy, trzeba precyzyjnie rozdzielić elementy pakietu oraz ustalić, jaka część świadczenia jest finansowana przez pracodawcę. To właśnie ta część – o ile stanowi korzyść dla pracownika – podlega oskładkowaniu. Nie ma znaczenia, czy pracownik faktycznie korzysta z usług medycznych – liczy się sama możliwość skorzystania.

Źródło: Polskie Centrum Kadrowo-Płacowe

08/06/2026

Jakie okoliczności warunkują pociągnięcie pracownika do odpowiedzialności porządkowej?

Odpowiedzialność porządkową ponosi pracownik, który dopuścił się naruszenia swoich obowiązków pracowniczych. Ustawodawca przewidział katalog kar porządkowych oraz przypisał do nich naruszenia, za które daną karę można nałożyć. Aby było to możliwe, muszą zaistnieć dodatkowe przesłanki.

Do pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności porządkowej konieczne jest spełnienie następujących przesłanek:

-wina pracownika (co wynika z istoty tej odpowiedzialności oraz z art. 111 Kodeksu pracy),
-bezprawność zachowania pracownika, polegająca na naruszeniu obowiązków określonych w przepisie art. 108 § 1 i 2 Kodeksu pracy.

Wina rozumiana jest jako niewłaściwy stosunek psychiczny pracownika do jego obowiązków. Jest to subiektywny element odpowiedzialności porządkowej. Ziszczenie się odpowiedzialności porządkowej pracownika może być następstwem zarówno winy umyślnej (mającej miejsce najczęściej), jak i nieumyślnej. Niemożność przypisania pracownikowi winy wyłącza jego odpowiedzialność. Taka sytuacja może mieć miejsce z uwagi na brak poczytalności, nieudolność, błąd oraz stan wyższej konieczności. Wskazane okoliczności stanowią przypadki wyłączające winę.

Bezprawność w przypadku odpowiedzialności porządkowej oznacza naruszenie określonego obowiązku pracowniczego. Ustawodawca określił zamknięty katalog naruszeń w art. 108 § 1 i 2 Kodeksu pracy, czyli:

-nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy,
-nieprzestrzeganie przepisów bhp i przeciwpożarowych,
-nieprzestrzeganie przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy,
-opuszczanie pracy bez usprawiedliwienia,
-stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwym lub spożywanie alkoholu
w czasie pracy.

Może to być czyn jednorazowy lub ciągły, składający się z wielu przewinień. Jeżeli pracownik jednym zachowaniem narusza jednocześnie kilka obowiązków, to mówimy nie o kilku przewinieniach porządkowych, lecz o jednym, charakteryzującym się większą szkodliwością niż zachowanie naruszające jeden z tych obowiązków. Pracownik może być wtedy ukarany surowszą karą, ale ponosi za ten czyn odpowiedzialność tylko jeden raz.

Trzeba pamiętać, że naruszenie innych obowiązków pracowniczych niż wymienione powyżej nie uprawnia do zastosowania kary porządkowej.

Źródło: Polskie Centrum Kadrowo-Płacowe

05/06/2026

Kiedy pracodawca może odmówić podziału urlopu wypoczynkowego?

Urlop wypoczynkowy to jedno z podstawowych praw pracownika. Ma służyć regeneracji i zachowaniu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Nic więc dziwnego, że pracownicy chcą dzielić urlop na krótkie odcinki. Z perspektywy pracodawcy sprawa nie zawsze jest jednak tak prosta.

Kodeks pracy dopuszcza dzielenie urlopu na części, ale stawia jeden wyraźny warunek – co najmniej jedna część urlopu musi trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 Kodeksu pracy). To tak zwany „nieprzerwany wypoczynek”, który ma realnie zapewnić regenerację. Poza tym jednym wymogiem przepisy nie określają minimalnej długości pozostałych części urlopu. Teoretycznie mogą to być zatem nawet pojedyncze dni. Kluczowe znaczenie ma w tym zakresie zasada współdziałania stron stosunku pracy, a także plan urlopów i organizacja pracy.

Jeśli u danego pracodawcy funkcjonuje plan urlopów, to właśnie on jest podstawą udzielania urlopu. Plan powstaje po konsultacji z pracownikami, ale ostatecznie to pracodawca decyduje o jego kształcie, biorąc pod uwagę konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Oznacza to, że pracodawca może odmówić podziału urlopu, jeśli:

-proponowany podział zakłóciłby funkcjonowanie działu lub firmy,
-w danym okresie zaplanowane są inne nieobecności,
-pracownik pełni funkcję kluczową dla ciągłości pracy,
-nieobecność miałaby mieć miejsce w newralgicznym w funkcjonowaniu pracodawcy okresie.

Pracownik nie może wymusić podziału urlopu w sposób, który dezorganizuje pracę.

W firmach, które nie tworzą planu urlopów, urlopy ustala się indywidualnie. W takiej sytuacji również pracodawca udziela urlopu, biorąc pod uwagę wnioski pracownika, ale nie musi ich bezwzględnie akceptować. Odmowa jest dopuszczalna, jeśli jest racjonalna i wynika z obiektywnych potrzeb organizacyjnych.

Trzeba pamiętać, że dbając o własne interesy pracownik powinien uwzględniać potrzeby pracodawcy, a pracodawca – potrzeby pracownika.

Źródło: Polskie Centrum Kadrowo-Płacowe

03/06/2026

Czy finansowanie dojazdów do pracy powoduje obowiązek opłacania składek ZUS?

Pokrywanie przez pracodawcę kosztów dojazdu do pracy jest popularnym benefitem – zwłaszcza w firmach działających poza centrami miast lub zatrudniających pracowników zmianowych. Warto jednak pamiętać, że forma, w jakiej pracodawca zapewnia wsparcie, ma kluczowe znaczenie dla ustalenia obowiązków składkowych.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 18 grudnia 1998 roku, do podstawy wymiaru składek wlicza się wszystkie świadczenia stanowiące dla pracownika korzyść materialną, chyba że przepis wyraźnie przewiduje zwolnienie. W przypadku finansowania dojazdów ZUS od lat prezentuje jednolite stanowisko: wszelkie świadczenia pieniężne – ryczałty, dopłaty, zwroty kosztów, karty przedpłacone – podlegają składkom ZUS. Potwierdzają to zarówno wcześniejsze interpretacje, jak i najnowsze stanowiska organu, zgodnie z którymi nawet dopłaty ustalane według kilometrówki czy rzeczywistych kosztów nie korzystają ze zwolnienia składkowego.

Oznacza to, że jeśli pracodawca wypłaca pracownikowi środki na pokrycie kosztów dojazdu – niezależnie od tego, czy jest to stała kwota, zwrot za bilet miesięczny czy dopłata do paliwa – wartość świadczenia powiększa podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Jedyną formą finansowania dojazdów, która może korzystać ze zwolnienia składkowego, jest zapewnienie pracownikom nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji, o ile prawo do takiego świadczenia wynika z:

-układu zbiorowego pracy,
-regulaminu wynagradzania,
-przepisów o wynagradzaniu.

Takie zwolnienie przewiduje § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego. W praktyce oznacza to, że zwolnione ze składek są wyłącznie świadczenia niepieniężne, czyli transport organizowany przez pracodawcę (autobus firmowy) albo bilety lub karty przejazdowe przekazywane pracownikowi w naturze. Nie obejmuje ono jednak żadnych form ekwiwalentów pieniężnych – nawet jeśli regulamin wynagradzania przewiduje ich wypłatę.

Źródło: Polskie Centrum Kadrowo-Płacowe

02/06/2026

02/06/2026

Jak długo pracodawca może przetwarzać dane z kontroli trzeźwości?

Kontrola trzeźwości pracowników to narzędzie, które pracodawcy mogą stosować od 2023 roku. W tym celu muszą pamiętać o wprowadzeniu odpowiedniej procedury i stosowaniu wszelkich wymogów wynikających z przepisów – zarówno co do samego przeprowadzania kontroli, jak i przechowywania wyników testów.

Trzeba pamiętać, że wynik badania (pozytywny lub negatywny) jest traktowany jako dane szczególnej kategorii. Pracodawca może je przetwarzać tylko w zakresie i przez czas wskazany w przepisach.

Jeśli badanie nie wykaże alkoholu ani środków działających podobnie, pracodawca nie może archiwizować żadnych danych osobowych dotyczących kontroli.
Może jedynie odnotować fakt jej przeprowadzenia, ale bez wskazania pracownika i bez przechowywania protokołów czy zapisów urządzenia. Jeżeli natomiast badanie wykaże nietrzeźwość, dane mogą być przechowywane wyłącznie tak długo, jak jest to niezbędne do przeprowadzenia postępowania dotyczącego naruszenia obowiązków pracowniczych. Okres ten może być rozszerzony o czas przechowywania dokumentacji związanej z karą porządkową lub rozwiązaniem umowy.

Wynik pozytywny może trafić wyłącznie do:

-części B akt osobowych (gdy skutkuje karą porządkową),
-części C akt osobowych (gdy skutkuje rozwiązaniem umowy),
-dokumentacji powypadkowej (jeśli ma znaczenie dla ustalenia okoliczności).
Nie wolno tworzyć dodatkowych rejestrów ani przechowywać danych na wszelki wypadek.

W praktyce oznacza to, że dane mogą pozostać w aktach maksymalnie przez okres przedawnienia roszczeń, czyli co do zasady 3 lata, ale tylko wtedy, gdy stanowią część dokumentacji pracowniczej. Jeśli pracodawca nie wyciąga konsekwencji – dane należy usunąć niezwłocznie.

Źródło: Polskie Centrum Kadrowo- Płacowe

01/06/2026

Czy pracodawca może wysłać pracownika na badania poza godzinami pracy?

Kierowanie pracowników na badania profilaktyczne to obowiązek pracodawcy wynikający z kodeksu pracy. W praktyce jednak często pojawia się wątpliwość, czy takie badania mogą odbywać się po godzinach pracy, np. gdy lekarz medycyny pracy przyjmuje tylko w określonych godzinach lub gdy pracownik pracuje zmianowo. Przepisy przewidują w tym zakresie jasne zasady.

Zgodnie z art. 229 § 3 Kodeksu pracy, badania wstępne, okresowe i kontrolne powinny być przeprowadzane w miarę możliwości w godzinach pracy. Oznacza to, że co do zasady pracodawca powinien tak zaplanować wizytę u lekarza, aby pracownik nie musiał stawiać się na badania po pracy lub w dniu wolnym. Czas spędzony na badaniach traktuje się przecież jak czas pracy, a pracownik zachowuje za ten okres prawo do wynagrodzenia.

Pracodawca może skierować pracownika na badania poza jego rozkładem czasu pracy wyłącznie wtedy, gdy nie ma realnej możliwości wykonania ich w godzinach pracy. Taka sytuacja może zaistnieć na przykład wtedy, gdy:

-lekarz medycyny pracy przyjmuje wyłącznie w godzinach, w których pracownik nie pracuje,
-pracownik pracuje w systemie zmianowym, a dostępne terminy nie pokrywają się z jego zmianą,
-badania wymagają specjalistycznych konsultacji dostępnych tylko poza standardowymi godzinami pracy.

Wtedy pracodawca musi zrekompensować pracownikowi czas poświęcony na badania, traktując go jak czas pracy. Jeśli badania odbywają się w dniu wolnym, pracownikowi przysługuje czas wolny lub dodatek jak za pracę nadliczbową.

Pracownik nie może być obciążony kosztami ani utratą czasu wolnego z powodu tego, że badania odbywają się poza jego grafikiem. To pracodawca odpowiada za organizację badań i za to, by pracownik nie poniósł z tego tytułu uszczerbku.

Źródło: Polskie Centrum Kadrowo-Płacowe