09/04/2026
W tym odcinku przechodzimy ważnego obszaru, jakim jest wystawianie faktur sprzedażowych (FVS).
Dla większości firm KSeF stał się standardowym sposobem wystawiania i otrzymywania faktur.
Kogo dotyczy obowiązek?
Warto zwrócić uwagę, że obowiązek korzystania z KSeF nie dotyczy wyłącznie dużych firm lub czynnych podatników VAT. Dlatego nie warto zakładać, że temat nie dotyczy Państwa firmy – w razie wątpliwości warto to zweryfikować.
Może on obejmować również:
> część podatników zwolnionych z VAT,
> faktury wystawiane dla kontrahentów zagranicznych,
> firmy o mniejszej skali działalności.
Kluczowa zasada - jeżeli firma jest objęta obowiązkiem KSeF, faktura sprzedażowa powinna zostać wystawiona i przesłana do KSeF.
📌 Warto podkreślić - PDF lub wydruk faktury nie są już „źródłem” dokumentu – są jedynie jego wizualizacją.
Wystawienie faktury a przekazanie jej kontrahentowi
W praktyce należy rozróżnić dwie rzeczy:
> wystawienie faktury w KSeF,
> oraz przekazanie informacji o niej kontrahentowi.
W niektórych przypadkach nadal konieczne będzie przekazanie dokumentu poza systemem, np.:
> do kontrahenta zagranicznego,
> do odbiorcy, który nie korzysta z KSeF operacyjnie,
> w sytuacjach wymagających uzgodnionego obiegu dokumentów (np. mail).
👉 W takich przypadkach przekazujemy kontrahentowi wizualizację faktury ale źródłem dokumentu nadal pozostaje KSeF.
Jak można wystawiać faktury w KSeF?
Wybór zależy głównie od skali działalności i potrzeb firmy:
1️⃣ Portal Ministerstwa Finansów (darmowy)
Rozwiązanie dla firm, które:
> wystawiają niewielką liczbę faktur,
> mają proste, powtarzalne dokumenty.
2️⃣ eSzok
Rozwiązanie dla firm, które:
> chcą pracować w jednym środowisku z dokumentami zakupowymi, które odbierane są już w eSzok
> chcą usprawnić obieg dokumentów i współpracę z biurem rachunkowym.
3️⃣ Comarch Optima (współpraca z biurem)
W tym modelu kluczowe jest odpowiednie przygotowanie systemu, w szczególności:
> poprawna konfiguracja integracji z KSeF,
> dodanie certyfikatu KSeF klienta,
> weryfikacja uprawnień i sposobu wysyłki dokumentów.
4️⃣ System zewnętrzny (np. dotychczasowe oprogramowanie)
Rozwiązanie dla firm, które:
> mają większą skalę działalności,
> korzystają z własnych systemów sprzedażowych lub ERP.
📌 Warto pamiętać:
posiadanie systemu do fakturowania nie oznacza automatycznie, że proces wystawiania i wysyłki faktur do KSeF jest poprawnie wdrożony.
Co warto sprawdzić już teraz:
> czy używany system umożliwia wystawianie faktur zgodnie z KSeF ?
> czy faktury są faktycznie przesyłane do KSeF ?
> czy posiadamy wiedzę w jaki sposób przekazywać dokument kontrahentowi (jeśli jest to wymagane) ?
> czy osoby odpowiedzialne za sprzedaż znają nowy sposób pracy ?
Podsumowanie:
👉 KSeF = miejsce wystawienia faktury sprzedażowej
👉 system = narzędzie do jej przygotowania i wysyłki
👉 PDF = wyłącznie wizualizacja (nie faktura źródłowa)
👉 kontrahent może nadal wymagać dodatkowego przekazania dokumentu