12/01/2026
📢📣Nowy rok, porządki w dokumentach. Co można zniszczyć w 2026 roku?
Na początku roku wielu przedsiębiorców pyta, które dokumenty księgowe mogą już trafić do niszczarki.
Najczęstszy błąd to liczenie 5 lat od daty faktury. To nieprawidłowe.
‼️Kluczowe jest przedawnienie zobowiązania podatkowego.
👉Zasada ogólna
Dokumenty księgowe i podatkowe przechowujemy do czasu przedawnienia podatku, czyli:
* 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
❌Nie liczymy od:
– daty wystawienia faktury
– daty zapłaty
– roku, którego dotyczy sprzedaż
Liczy się rok, w którym podatek był płatny.
😊Co to oznacza w 2026 roku?
Dokumenty za 2019 rok
Podatek PIT/CIT za 2019 był płatny w 2020 roku.
Pięcioletni termin liczymy od końca 2020 roku.
Upływa on 31 grudnia 2025 roku.
⚠️Wniosek:
od 1 stycznia 2026 roku można zniszczyć dokumenty podatkowe i księgowe za 2019 rok
(faktury sprzedaży i zakupu, ewidencje VAT, KPiR, JPK, deklaracje).
‼️Dokumenty za 2020 rok i lata kolejne
Nie mogą być jeszcze niszczone w 2026 roku.
________________________________________
👉 Dokumenty ZUS
Większość dokumentów rozliczeniowych ZUS przechowujemy 5 lat.
W 2026 roku można zniszczyć dokumenty ZUS za 2020 rok
(o ile nie są potrzebne do innych celów, np. pracowniczych).
________________________________________
👉Dokumenty pracownicze
Tu obowiązują inne terminy:
– 50 lat – dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.
– 10 lat – dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. (po spełnieniu warunków)
⚠️W praktyce w 2026 roku co do zasady nie niszczymy jeszcze akt osobowych z nowej „10-letniej” grupy.
________________________________________
‼️⚠️📢Ważne wyjątki
⚠️Środki trwałe
Dokumenty zakupu środków trwałych przechowujemy:
– przez cały okres amortyzacji
– oraz dodatkowe 5 lat po zakończeniu roku, w którym amortyzacja została rozliczona
Często oznacza to 10–15 lat przechowywania dokumentów.
⚠️Straty podatkowe
Jeżeli strata z 2019 roku była rozliczana w kolejnych latach, dokumenty z 2019 należy przechowywać do czasu przedawnienia roku, w którym rozliczono ostatnią część straty.
⚠️VAT od nieruchomości
Przy inwestycjach w nieruchomości okres korekty VAT wynosi 10 lat. Dokumenty związane z takimi wydatkami należy przechowywać dłużej niż standardowe 5 lat.
⚠️Kontrole i postępowania
Jeżeli trwa kontrola lub postępowanie podatkowe, nie wolno niszczyć dokumentów objętych sprawą – nawet jeśli minął już podstawowy termin.
________________________________________
🍀Podsumowanie
W 2026 roku:
– można zniszczyć dokumenty podatkowe za 2019 rok
– nie można niszczyć dokumentów za 2020 rok i lata późniejsze
– środki trwałe, straty i nieruchomości wymagają dłuższego przechowywania
🍀Zasada praktyczna:
jeśli masz wątpliwości, przechowuj dokumenty rok dłużej. Brak dokumentów zawsze działa na niekorzyść przedsiębiorcy.
💡 Co z fakturami w 2026 roku?
Od 2026 roku wchodzi w życie obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF). Większość nowych faktur będzie przechowywana cyfrowo na serwerach Ministerstwa Finansów przez 10 lat, co w przyszłości ułatwi zarządzanie archiwum, ale nie zwalnia Cię z obowiązku dbania o dokumentację papierową z lat ubiegłych!
⚠️⚠️‼️Zasada kciuka: Jeśli masz wątpliwości, trzymaj dokumenty o rok dłużej. Lepiej mieć pełny segregator niż problem z Urzędem Skarbowym! 🛡️
Masz wątpliwości? Zawsze lepiej skonsultować się ze swoim księgowym przed uruchomieniem niszczarki. Lepiej jeden segregator za dużo, niż jeden za mało podczas kontroli! 🏢🔒
www.polecanaksiegowa.pl
Certyfikowane Biuro Księgowe Family Company sp. z o.o.
email [email protected]
Obsługa firm z całej Polski