07/01/2026
Ministerstwo Finansów wskazuje 5 kluczowych etapów procesu, który już wkrótce stanie się codziennością dla dużych firm (a od kwietnia dla wszystkich).
Oto jak wygląda ścieżka poprawnego wystawienia faktury ustrukturyzowanej:
1️⃣ Uwierzytelnienie – System musi wiedzieć, że Ty to Ty. Wymagany jest kwalifikowany podpis, pieczęć elektroniczna lub Profil Zaufany, aby zalogować się do systemu i uzyskać token.
2️⃣ Wygenerowanie pliku XML – Zapomnij o PDF-ach czy Wordzie. Twój system FK musi stworzyć plik zgodny z logiczną strukturą e-Faktury (wzór FA(2)).
3️⃣ Wysyłka do bramki KSeF – Przygotowany plik XML jest szyfrowany i przesyłany do systemu ministerialnego.
4️⃣ Weryfikacja techniczna – KSeF automatycznie sprawdza, czy plik jest zgodny ze schematem (tzw. walidacja semantyczna).
5️⃣ Nadanie numeru KSeF – ✅ To najważniejszy moment! Jeśli weryfikacja przebiegnie pomyślnie, system nadaje fakturze unikalny numer KSeF i dopisuje datę przyjęcia. Dopiero w tym momencie faktura jest uznana za wystawioną prawnie!
💡 Wskazówka: Jeśli system odrzuci fakturę (np. z powodu błędu w schemacie), uznaje się ją za niewystawioną – trzeba poprawić błędy i wysłać ponownie.
