11/12/2025
Garść informacji na temat Ksef
Harmonogram obowiązku KSeF 2026 – kto i od kiedy musi korzystać?
Najwięksi podatnicy, których obrót w 2024 roku przekroczył 200 mln zł, rozpoczną obowiązkowe wystawianie faktur przez KSeF od 1 lutego 2026 r.
Pozostałe firmy, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) – dołączą od 1 kwietnia 2026 r.
Z kolei mikroprzedsiębiorcy o obrotach do 10 tys. zł miesięcznie będą objęci obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.
System obejmie podatników VAT czynnych i zwolnionych.
Nie znaczy to jednak, że mikroprzedsiębiorcy mogą zapomnieć
o Ksef do 2027 roku, gdyż część faktur zakupowych pojawi się w systemie już 1 lutego.
W związku z tym, że nie będzie już tradycyjnej papierowej faktury ( dotyczy dokumentów objętych obowiązkiem Ksef ) przedsiębiorca może dostać jedynie wizualizację faktury, która dokumentem księgowym nie będzie i zajdzie konieczność pobrania jej z Ksef.
Zalecamy aby zacząć korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur już od 1 lutego 2026 roku.
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur (KSEF) różni się
w zależności od podmiotu.
1. Osoba fizyczna z NIP (np. JDG): Uzyskuje automatyczny dostęp do KSeF, do którego może zalogować się za pomocą Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jeśli podpis kwalifikowany nie zawiera NIP/PESEL, konieczne jest zgłoszenie swoich danych na formularzu ZAW-FA.
2. Osoba fizyczna bez NIP Aby korzystać z KSEF, musi najpierw uzyskać NIP, składając w urzędzie formularz NIP-7. Po nadaniu NIP obowiązują ją zasady jak dla osób fizycznych z NIP.
3. Inne podmioty (np. spółki): Jeśli firma posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP, ma automatyczny dostęp do KSeF.
W przeciwnym razie należy złożyć formularz ZAW-FA, aby wskazać pierwszą uprawnioną osobę fizyczną. Osoba ta może następnie elektronicznie nadawać uprawnienia innym użytkownikom w KSEF. Obecnie ZAW-FA składa się w formie papierowej. Planowane jest jednak aby formularz ZAW-FA można było składać również elektronicznie.
Certyfikat KSeF
Certyfikat KSeF to kolejna z metod uwierzytelnienia się w systemie.
Uwierzytelnienie certyfikatem KSeF będzie możliwe od 1 lutego 2026 roku. Natomiast o wydanie certyfikatu można już występować w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) od 1 listopada 2025 roku.
Do uwierzytelnienia się w KSeF, certyfikat nie będzie konieczny, jest to jedno z narzędzi obok podpisów elektronicznych. Natomiast taki certyfikat będzie już konieczny przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych, takich jak offline24, offline oraz awaryjnym.
Jak uzyskać certyfikat KSeF
O certyfikat mogą wystąpić:
• osoby fizyczne (np. właściciele JDG), które są zgłoszone do KSeF (np. przez formularz ZAW-FA),
• osoby mające tzw. uprawnienia właścicielskie (czyli zarządzające firmą),
• firmy (np. spółki), które posługują się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
Aby uzyskać certyfikat KSeF należy wejść do Modułu Certyfikatów i Uprawnień (będzie to możliwe od 1 listopada 2025 roku), a następnie zalogować się do KSeF za pomocą podpisu zaufanego, podpisu kwalifikowanego, kwalifikowaną pieczęcią lub z pomocą ZAW-FA.
Kolejny krok to złożenie odpowiedniego wniosku, po którego akceptacji będzie można pobrać certyfikat KSeF.
