03/06/2026
🔁 Dublowanie dokumentów po wdrożeniu KSeF — jak tego uniknąć?
Wraz z wdrożeniem KSeF zmienił się sposób 𝗽𝗿𝘇𝗲𝗸𝗮𝘇𝘆𝘄𝗮𝗻𝗶𝗮 𝗳𝗮𝗸𝘁𝘂𝗿 𝗱𝗼 𝗸𝘀𝗶𝗲̨𝗴𝗼𝘄𝗼𝘀́𝗰𝗶.
Coraz częściej pojawia się sytuacja, w której ta sama faktura trafi do biura rachunkowego dwa razy:
📄 jako dokument pobrany bezpośrednio z KSeF,
📄 oraz jako PDF przesłany dodatkowo przez klienta.
🔎 Warto wiedzieć:
Jeżeli faktura została wystawiona w KSeF, a biuro rachunkowe ma nadane odpowiednie uprawnienia, może pobrać ją samodzielnie z systemu.
W praktyce oznacza to, że dodatkowe przesyłanie tej samej faktury w PDF-ie często nie będzie już potrzebne.
⚠️ Ale uwaga: nie wszystkie dokumenty trafią do KSeF.
Nadal trzeba będzie przekazywać księgowości dokumenty, których nie ma w systemie, np.:
• faktury zagraniczne,
• faktury pro forma,
• paragony,
• paragony z NIP do 450 zł — zgodnie z aktualnymi zasadami przejściowymi,
• noty księgowe,
• dokumenty kasowe, celne i wewnętrzne,
• inne faktury, które zgodnie z przepisami mogą być wystawione poza KSeF.
📂 Dlaczego warto o tym pamiętać?
Gdy faktura jest już dostępna w KSeF, a mimo to zostanie dodatkowo przesłana jako PDF, księgowość może otrzymać ten sam dokument podwójnie.
To może wydłużyć pracę, utrudnić kontrolę dokumentów i zwiększyć ryzyko zdublowania kosztu.
Dlatego warto wcześniej ustalić z biurem rachunkowym:
✅ które dokumenty biuro pobiera samo z KSeF,
✅ które dokumenty klient nadal musi przekazywać,
✅ jak przekazywać dokumenty spoza KSeF,
✅ proces zatwierdzania dokumentów oraz sprawdzania ich kompletności.
========================
💬 Kluczowa zmiana:
KSeF oznacza mniej ręcznego przesyłania faktur, ale większe znaczenie dobrego obiegu dokumentów i jasnej komunikacji z księgowością.
Najlepiej ustalić szczegóły z księgową lub opiekunem księgowym.
========================
𝗕𝗶𝘂𝗿𝗼 𝗥𝗮𝗰𝗵𝘂𝗻𝗸𝗼𝘄𝗲 𝗣𝗜𝗢𝗡𝗜𝗘𝗪
ul. Majowa 6, 05-092 Łomianki
📲790 781 120
🌐 https://www.pioniew.eu/kontakt/
========================
