29/12/2021
Excel Vs Software
https://www.facebook.com/112618097889811/posts/129535489531405/?d=n
Excel လား Software လား❓
လုပ်ငန်းရှင်တွေ၊ Finance, Account နဲ့ Audit Field နဲ့ ဆက်စပ် လုပ်ကိုင်နေတဲ့သူတွေ နည်းနည်းလောက် အချိန်ပေးဖတ်ပေးပါ။
Excel excel လို့ ခဏခဏ ပြောနေပေမယ့် Excel ကို လိုတာထက် ပိုမသုံးသင့်ကြောင်းလည်း သတိပေးစေချင်ပါသေးတယ်။
စာရင်းကိုင်တွေ စာရင်းစစ်တွေအတွက် Excel က မရှိမဖြစ် အရေးပါပါတယ်။ နောက်ပြီးတော့ အခုမှ လုပ်ငန်း စ ထားတဲ့ လုပ်ငန်းမျိုးတွေမှာဆိုရင်လည်း အခြေခံစာရင်းကနေ အချုပ်စာရင်း ထွက်တဲ့အချိန်အထိ Excel ကိုပဲ သုံးကြတာလည်း မှန်ပါတယ်။
ဒါပေမယ့် လုပ်ငန်းက အရှိန်ရလာပြီး Transaction တွေ များလာပြီဆိုတဲ့ အချိန်မှာတော့ စာရင်း အစအဆုံးကို Excel နဲ့ run ဖို့က ပြဿနာရှိလာပါပြီ။
Why? ဘာကြောင့်ဖြစ်မလဲ???
ဘာကြောင့်လဲဆိုတော့ Excel က Data overload ဖြစ်လာရင် ကြောင်တတ်တယ်။ Error တွေတက်ပြီး File ဖွင့်မရတာမျိုး ပျက်သွားတာမျိုး၊ overwrite လုပ်မိပြီး ပြန်ဆယ်မရတာမျိုးတွေ ဖြစ်တတ်ပါတယ်။
အဲ့လောက် ပြဿနာမကြီးဘူးဆိုရင်တောင်မှ တချို့ Data တွေကို မတော်တဆ မှားဖျက်မိတာမျိုး ဖြစ်ရင် နောက်ကြောင်းပြန်လိုက်ရ (Trace လိုက်ရ) အတော်ခက်ခဲတတ်ပါတယ်။
အဲ့ဒါမို့ Excel နဲ့စာရင်းစဆုံးလုပ်မယ်ဆိုရင် တစ်လက်ကိုင်က ပိုကောင်းပါလိမ့်မယ်။
နောက်တစ်ချက်ရှိတာက လုပ်ငန်း growth ဖြစ်လာတာနဲ့အမျှ customer relationship management အတွက် Customer info တွေလိုမယ်၊ Employee Relationship အတွက် ဝန်ထမ်း info တွေလိုမယ်။ လုပ်ငန်းရဲ့ အနေအထားနဲ့ အလားအလာကို ခန့်မှန်းဖို့ Budget လျာထားဖို့ Trend တွေအလိုက် Report တွေ ကြည့်ချင်တယ် ဒါမျိုးတွေ လိုအပ်လာပြီဆိုရင်တော့ Accounting Software တွေ လိုကို လိုပါတယ်။
Software တွေမှာဆိုရင် Year by year သွားမလား month by month ကြည့်မလား။ quarterly ပဲ ပြန်ခေါ်ကြည့်မလား Report တွေ ခေါ်ကြည့်ရတာ Excel မှာထက် ပိုပြီး Reliable ဖြစ်ပါတယ်။
ဘာလို့လဲဆိုတော့ Excel file တွေနဲ့ Data တွေလုပ်ပြီး သိမ်းထားမယ်။ အချိန်တန် Report ပြန်ခေါ်ကြည့်ချင်တဲ့အခါ ဘယ်ဟာက Final လဲဆိုတာ ပြန်ရှာနေရတဲ့ ဒုက္ခက မသေးပါဘူး။ ဒါကို စာရင်းကိုင်တွေလည်း သိပါတယ်။ Report တွေ လိုသလို ပြန်ဆွဲထုတ်ပြီးရင် Printed report တွေနဲ့ Counter check ပြန်လုပ်ကို လုပ်ရပါတယ်။ အချိန်ကုန်တယ်၊ လူပင်ပန်းတယ် ဒါမျိုးဖြစ်ရပ်လေးတွေရှိတယ်ပေါ့။
Software ကျတော့ Finalized data တွေပဲ ဆက်တိုက် စုထည်းထားတာမို့ အဲ့လိုပြဿနာ မရှိနိုင်ပါဘူး။
အဲ့ဒီတော့ Software သုံးရင်ရော Excel က မလိုတော့ဘူးလားလို့လည်း မေးစရာရှိပြန်ပါတယ်။ အဲ့လိုလည်း မဟုတ်ပါဘူး။ Report တွေ ပေါင်းဖို့ စုစည်းဖို့ Excel ကလည်း မဖြစ်မနေ သုံးကို သုံးရဦးမှာပါ။ Data တွေအများကြီးနဲ့ အလုပ်လုပ်ရတဲ့နေရာမှာ Excel ကို ကျွမ်းရင် ကျွမ်းသလောက် အလုပ်ပြီးစီးမှု ထိရောက်မှုတွေကလည်း ကွာနေဦးမှာပါ။ ဥပမာ- Data တွေကို ရိုးရိုး Formula တွေ Function တွေ သုံးပြီး Report လုပ်နေတဲ့သူနဲ့ Query သုံးပြီး လုပ်တဲ့သူ အလုပ်ပြီးမြောက်မှုချင်း၊ အချိန်ပိုထွက်တာချင်း ကွာပါလိမ့်မယ်။ အဲ့ကတဆင့်တက်ပြီးတော့မှ Excel dashboard တို့ Power Bi Dashboard တို့အထိ Interactive report တွေ ပြင်နိုင်တဲ့သူတွေကျ Query ချည်းထိုင်သုံးတဲ့သူထက် တပန်းသာပြန်ပါတယ်။
အဲ့တော့ ပြောချင်တာက Excel ချည်းပဲ Rely လုပ်နေလို့ မရသလို Software ချည်းပဲလည်း အားကိုးနေလို့ မရပါဘူး။ ပြီးတော့ ကိုယ်တတ်သလောက်လေးနဲ့ပဲ ရောင့်ရဲနေလို့လည်း မရပြန်ပါဘူး။ Software သုံးတတ်တယ်ဆိုရင်တောင်မှ Stand-alone software တွေက Nature တူတတ်ပေမယ့် Enterprise software တွေကျ တစ်ခုနဲ့တစ်ခု Flow ချင်း မတူတဲ့ အနေအထားတချို့လည်း ရှိတတ်ပါသေးတယ်။
စာရင်းသမားတွေအနေနဲ့ Software လည်း တီးမိခေါက်မိ ရှိဖို့လိုသလို Excel ကိုလည်း အနည်းဆုံးတော့ Advance level လောက်အထိ တတ်ထားဖို့ လိုပါလိမ့်မယ်။
အဲ့တော့ အချုပ်ပြောရရင် ဒီ Page မှာ Excel ကို ဦးစားပေးပြောနေပေမယ့် သင်သာ လုပ်ငန်းရှင်ဆိုရင် လုပ်ငန်း အရှိန်ရလာတာနဲ့ စာရင်းလုပ်တဲ့နေရာမှာ Excel ကိုချည်း သုံးတာမျိုး မဟုတ်ဘဲ Software သုံးဖို့အကြံပြုချင်ပါတယ်။ စာရင်းသမားတွေအနေနဲ့ကျတော့ Excel ကို မဖြစ်မနေကျွမ်းကျင်ထားဖို့ လိုသလို Software တွေကတော့ အကုန်မဟုတ်တောင်မှ Stand-Alone software ရော၊ Enterprise software ရော နှစ်မျိုးလုံးရဲ့ သဘောသဘာဝတွေကို တီးမိခေါက်မိ သိထားဖို့ လိုပါလိမ့်မယ်။
Software Company တွေအနေနဲ့လည်း မိမိတို့ Software တွေအတွက် အတွေ့အကြုံရင့် စာရင်းကိုင်တွေရဲ့ overall review မှတ်ချက်တွေ လိုချင်တယ်ဆိုရင် KeyNotes နဲ့ ဆက်သွယ်ဆောင်ရွက်နိုင်ပါတယ်။
