01/07/2026
Tax-Compliance: Wichtige E-Mails müssen aufbewahrt werden
Der Bundesfinanzhof (BFH) hat klargestellt: E-Mails mit steuerlichem Bezug sind aufbewahrungspflichtige Handels- und Geschäftsbriefe. Finanzämter dürfen diese im Rahmen von Betriebsprüfungen in maschinell auswertbarer Form anfordern – und machen hiervon bereits verstärkt Gebrauch!
Besonders prekär: Bereits bei heutigen Betriebsprüfungen wird unter Umständen der steuerlich relevante E-Mail-Verkehr für den geprüften Zeitraum, der mehrere Jahre zurückliegen kann, verlangt. Können Unternehmen diesen nicht bereitstellen, drohen Schätzungen und Strafzuschläge. Und das kann teuer werden!
Für Unternehmen bedeutet das: Die Anforderungen an Archivierung, Datenorganisation und Verfahrensdokumentation steigen weiter.
💡 Aufbewahrungspflichtig sind nicht nur Rechnungen oder Verträge, sondern grundsätzlich auch geschäftliche Korrespondenz mit steuerlichem Bezug, sowohl die eigentliche E-Mail als auch ihrer Anhänge.
Unternehmen sollten ihre internen Prozesse daher dringend überprüfen, anpassen und dokumentieren. Letzteres ist insbesondere deswegen wichtig, als auch das Thema Verfahrensdokumentation im Kontext mit Tax-Compliance verstärkt in den Fokus der Finanzverwaltung rückt.
Unsere Handlungsempfehlungen für Unternehmen:
🔹 Bestehende E-Mail-Archivierungssysteme auf Vollständigkeit und Langzeitverfügbarkeit prüfen
🔹 Steuerlich relevante E-Mail-Kommunikation strukturiert den jeweiligen Geschäftsvorgängen zuordnen
🔹 Zuständigkeiten, technische Prozesse und interne Richtlinien nachvollziehbar dokumentieren
🔹 Mitarbeitende für Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten sensibilisieren
🔹 Verfahrensdokumentationen regelmäßig aktualisieren und auf Betriebsprüfungen vorbereiten
🔹 Besonderes Augenmerk auf grenzüberschreitende Geschäftsvorgänge und internationale Verrechnungspreise legen
E-Mail-Kommunikation wird von der Finanzverwaltung zunehmend als vollwertiger Bestandteil steuerlich relevanter Unternehmensdokumentation betrachtet. Umso wichtiger ist eine übersichtliche, langfristig verfügbare und nachvollziehbare Aufbewahrung derselben.
Foto: Song_about_summer / stock.adobe.com