05/07/2026
DOANH NGHIỆP CẦN LƯU Ý GÌ VỀ THÔNG TIN NGƯỜI MUA TRÊN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ?
(Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP – Áp dụng từ ngày 01/07/2026)
Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy định chi tiết về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử. Một trong những nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là quy định về thông tin người mua trên hóa đơn điện tử nhằm chuẩn hóa dữ liệu hóa đơn, nâng cao tính minh bạch và hỗ trợ công tác quản lý thuế.
Để hạn chế sai sót trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn điện tử, ATA Business Consulting tổng hợp những nội dung doanh nghiệp cần lưu ý như sau:
⸻
1. Kiểm tra đúng thông tin người mua trước khi lập hóa đơn
Đối với khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh có mã số thuế, doanh nghiệp cần ghi đúng:
* Tên đơn vị;
* Địa chỉ;
* Mã số thuế.
Các thông tin này phải thống nhất với hồ sơ đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền như:
* Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
* Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh;
* Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh;
* Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế;
* Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư;
* Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã hoặc các giấy tờ pháp lý có liên quan.
Lưu ý: Trường hợp người mua sử dụng mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách, trên hóa đơn phải ghi đúng tên, địa chỉ và mã số đơn vị đã được cấp.
⸻
2. Được phép viết tắt địa chỉ nhưng phải đúng quy định
Doanh nghiệp được phép viết tắt một số danh từ thông dụng như:
* Phường → P
* Thành phố → TP
* Việt Nam → VN
* Cổ phần → CP
* Trách nhiệm hữu hạn → TNHH
* Khu công nghiệp → KCN
* Sản xuất → SX
* Chi nhánh → CN
Việc viết tắt chỉ được áp dụng khi vẫn đảm bảo xác định chính xác tên và địa chỉ của doanh nghiệp theo hồ sơ đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế.
⸻
3. Quy định đối với người mua là cá nhân
Đối với cá nhân trong nước
Nếu người mua cung cấp thông tin để lập hóa đơn thì hóa đơn phải thể hiện đầy đủ:
* Họ và tên;
* Địa chỉ;
* Số định danh cá nhân.
Đối với người nước ngoài
Thông tin về địa chỉ và số định danh cá nhân có thể được thay thế bằng:
* Số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hợp pháp;
* Quốc tịch của người mua.
⸻
4. Trường hợp người mua không cung cấp thông tin
Nếu người mua là cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ và số định danh cá nhân thì trên hóa đơn phải ghi:
“Bán cho người tiêu dùng”.
Đối với một số hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù theo quy định, hóa đơn không bắt buộc thể hiện tên, địa chỉ và số định danh cá nhân của người mua.
⸻
5. Giá trị sử dụng của hóa đơn
Theo quy định, hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng sẽ không có giá trị để tổ chức kinh tế, cơ quan, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh sử dụng vào mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế theo quy định của pháp luật về thuế.
Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu sử dụng hóa đơn của khách hàng trước khi lập hóa đơn nhằm hạn chế phát sinh các thủ tục điều chỉnh hoặc xử lý hóa đơn sau này.
⸻
CÁC TRƯỜNG HỢP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KHÔNG NHẤT THIẾT PHẢI CÓ ĐẦY ĐỦ CÁC CHỈ TIÊU
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, một số loại hóa đơn điện tử được phép không nhất thiết phải có đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc, bao gồm:
* Không nhất thiết có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
* Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
* Hóa đơn bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim cho khách hàng là cá nhân không cung cấp thông tin.
* Hóa đơn bán xăng dầu cho khách hàng cá nhân không cung cấp thông tin.
* Tem, vé, thẻ điện tử theo quy định.
* Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không đối với khách hàng là cá nhân không kinh doanh.
* Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt hoặc xây nhà để bán theo tiến độ hợp đồng.
* Một số loại hóa đơn trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, casino, hóa đơn điện tử ủy nhiệm và hóa đơn thương mại điện tử theo quy định riêng.
⸻
DOANH NGHIỆP NÊN CHUẨN BỊ GÌ TỪ BÂY GIỜ?
Để hạn chế rủi ro trong quá trình lập hóa đơn điện tử, chúng tôi khuyến nghị khách hàng :
✔ Chuẩn hóa quy trình thu thập thông tin xuất hóa đơn ngay từ khâu ký hợp đồng hoặc bán hàng.
✔ Đối chiếu tên, địa chỉ và mã số thuế của khách hàng với hồ sơ pháp lý trước khi phát hành hóa đơn.
✔ Xác định rõ khách hàng là doanh nghiệp doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh có mã số thuế hay người tiêu dùng để lập hóa đơn đúng quy định.
✔ Chủ động cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử theo quy định mới khi nhà cung cấp có phiên bản nâng cấp.
