Gestion Documental y Administracion Documental Razones que nos permiten enfrentar con calidad cualquier proyecto de administración documental.
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¡Muchas razones de peso, además de su necesidad! El gobierno Nacional a través del Decreto 4124 de 2004, en el cual se dictan disposiciones relativas a los archivos privados, establece que:”Las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que estén bajo inspección, vigilancia e intervención de estado, deberán tener su archivo creado, organizado, preservado y controlado”. El código de Comercio, en algunos artículos, obliga a: “Conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad, las historias laborales y correspondencia relacionada con sus operaciones”, los cuales deben conservarse por 20 años o por un periodo mínimo de 10 años, cuando exista un medio técnico adecuado que garantice su reproducción exacta. Así mismo, la Ley 594 de julio 14 del 2000 (Ley General de Archivos), establece los parámetros y lineamientos que de manera especial deben cumplir las entidades de carácter oficial para el manejo de los documentos objeto de archivo. Convirtiéndose así, la gestión y administración de archivos en una primera necesidad de tipo legal para cualquier tipo de actividad que genere documentación, sin importar el volumen. Adicionalmente, se lidera una función importante en la batalla contra el papel ya que por medio de la tecnología y la gestión se logra un cambio cultural que redunda en una política de responsabilidad social empresarial y en ahorros significativos a largo plazo.
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Gestión documental
Nuestras Líneas
• Administración Documental
Para aquellas empresas que requieren una gestión total de información, Micromatización cuenta con soluciones integrales según las normas avaladas por el Archivo General de la Nación.
Gestión Documental: generación de inventarios documentales, organización de expedientes, depuración y eliminación de documentos, unificación de carpetas, clasificación, organización, implementación de sistemas de transferencias documentales, descripción e identificación de la información, elaboración de tablas de retención y valoración documental, procesamiento y tratamiento de historias clínicas y laborales.
Consultorías en Administración y Gestión Documental: Asesoramos todo el proceso de sistematización y organización de los procesos documentales, basados en los parámetros del Archivo General de la Nación.
Ventanilla de correspondencia: Nuevo servicio basado en la administración de la correspondencia, consiste en la recepción, distribución y disposición final de la misma.
• Preservación y Conservación de la Información
Para aquellas empresas que requieren un manejo especial de sus archivos con documentos de alto valor, con periodos de consulta determinados y que desean tener un soporte de conservación legal, Micromatización realiza procesos completos que le permiten conservar sus archivos de forma análoga y digital para su recuperación y consulta ágil y segura.
Microfilmación: Considerado como uno de los métodos más confiables y seguros que existen para la conservación de documentos, por el alto valor que representa para su compañía y el aval legal como medio de conservación como soporte legal en caso de uso probatorio en demandas y procesos judiciales. Así mismo, es útil para los archivos inactivos e históricos, ya que permite la conservación y agilidad en la consulta de los documentos, conserva la autenticidad y seguridad en cuanto a la información, permite reducir espacios y el rollo tiene un periodo útil de 100 años. En todos los procesos de microfilmación efectuados por Micromatización se brinda un duplicado del rollo para seguridad y conservación del original.
Digitalización: Es para archivos de gestión y central. Al ser un medio que puede ser consultado a través de un computador por email y en diferentes formatos digitales, permite la agilidad y facilidad de las consultas, lo que representa menores costos, preservación del medio ambiente y reducción de espacios.
Software especializado en gestión documental: Micromatización cuenta un software propio, una poderosa herramienta que maneja y administra todos los archivos documentales generados dentro de una entidad. El propósito es entregarle al usuario una herramienta amigable para la tipificación, digitalización, indexación y posterior recuperación y administración de documentos
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